Как настроить нумерацию документов в 1С?
Каждый элемент, будь то справочник или какой-либо документ, заносится в программу 1С со своим номером. Этот номер уникальный и присваивается каждому элементу программой автоматически. Однако очень часто нумерация сбивается без каких-либо видимых причин. Почему это может происходить и как избежать подобных ситуаций, поговорим в нашей статье.
Нумерация документов в 1С:Бухгалтерия предприятия редакции 3.0 частично изменилась по сравнению с редакцией 2.0. Номер каждого документа в системе теперь состоит из четырёх символов префикса и самого номера. Если в программе 1С мы захотим завести несколько организаций, то будут задействованы первые два символа префикса (рис. 1), поскольку именно они определяют организацию и устанавливаются непосредственно в карточке организаций (рис. 2) (для каждой организации заводим уникальный символ префикса). Так документы разных организаций легко различаются и имеют независимую нумерацию.
Если префикс организации не будет установлен, то по умолчанию он примет значение «00». Третий и четвертый символы префикса в большинстве случаев устанавливаются в момент настройки синхронизации между различными конфигурациями 1С, к примеру, между 1С:Бухгалтерия предприятия 8 и 1С:Зарплата и управление персоналом 8 (рис. 3).
1С:Бухгалтерия предприятия 8 обеспечивает автоматическую нумерацию документов в порядке их ввода в информационную базу. Номер присваивается документу только в момент его записи. Такой подход гарантирует строго последовательную нумерацию документов, когда с общими данными работают несколько пользователей. Но мы можем изменить автоматически присвоенный номер вручную, однако стоит иметь в виду, что при этом программа не позволит записать уже использованный номер. А если мы захотели внести нумерацию, содержащую символы «/» или «-» и подобные, то должны иметь в виду, что придётся и дальше вручную редактировать номера, поскольку автоматическая нумерация документов будет нарушена.
Также пользователь вправе изменить количество знаков во второй части номера документа. К примеру, «00БП-000099» изменить на «00БП-99». Было бы логично, что следующим номером по хронологии должен стать «00БП-100». Однако этого не произойдёт, поскольку пользователь изменил количество знаков во второй части номера. Теперь 1С будет создавать новые документы с одинаковой нумерацией «99» на конце, так как это максимальное двузначное число. Чтобы обезопасить себя от сбоя нумерации документов, нужно в порядковом номере файла использовать предельное количество символов.
В начале каждого года нумерация документов начинается заново.
При вводе документа задним числом программой присваивается очередной порядковый номер текущего года. Если при этом информационная база содержит документы с более поздней датой, хронологическая последовательность номеров документов будет нарушена. Чтобы это исправить, вам придётся перенумеровать документы вручную.
В программе 1С:Бухгалтерия предприятия ред. 3.0 в разделе «Отчёты» — «Анализ учёта» есть обработка «Экспресс-проверка» (рис. 4), с помощью которой пользователю представляется возможным проверить и исправить нумерацию счетов-фактур, приходных и расходных кассовых ордеров.
В настройках отчёта мы выбираем раздел учёта, по которому будет проводится проверка. В нашем случае это нумерация кассовых документов и нумерация счетов-фактур (рис. 5).
Раскрывая выведенные проверкой ошибки, мы можем более детально их рассмотреть и при необходимости выполнить перенумерацию документов, нажав на соответствующую ссылку «Автоматическая перенумерация документов» (рис. 6).
В этой статье мы рассмотрели, как настраивается нумерация в программе 1С. Надеемся, что этот материал оказался вам полезен. Если возникнут вопросы по данной теме, звоните к нам на Линию консультаций 1С компании «Что делать Консалт». Мы вам обязательно поможем! Наши консультанты имеют многолетний опыт работы с программами 1С и знают ответ на любой вопрос. Первая консультация совершенно бесплатно!
Источник
1С:Зарплата и Управление Персоналом, ред. 3.
Новое в версии 3.1.13.188
Электронные трудовые книжки
Номера кадровых приказов
Проблемы прошлых версий
В программе ведется автоматическая нумерация документов. Номер документа формируется при его записи автоматически как следующий по порядку (в пределах года и вида документа) в виде ПОПБ-000000, где ПО – префикс организации, который можно задать в ее карточке; ПБ – префикс информационной базы, который можно задать в разделе Администрирование – Синхронизация данных. Префиксы позволяют отличать документы, введенные в разных организациях или информационных базах. Если префиксы не используются, то при формировании номера вместо них устанавливаются нули.
Номера используются для заполнения в кадровые приказы и другие формы, в том числе в СЗВ-ТД. При выводе номеров в эти места все незначащие символы (префиксы или нули, дефис, лидирующие нули номера) по умолчанию автоматически отбрасываются.
Во многих организациях нет собственных сложившихся традиций нумерации, и им вполне подходит нумерация, предлагаемая программой.
Но во многих случаях организациям требуется вести нумерацию по собственным правилам, связанным, например, с объединением бумажных кадровых приказов в тома для хранения в архивах или с ведением различных журналов. В прошлых версиях для этого приходилось либо вносить нужный номер в документ вручную (при этом каждый раз отвечая на предупреждение с вопросом «Продолжить редактирование?», что довольно неприятно), либо редактировать номер непосредственно в тех местах, куда он попадает из документа (в печатной форме, в мероприятии для электронной трудовой книжки). Наименее трудоемкий из этих вариантов – первый, но и он таит в себе «подводные камни». Если введенный вручную номер имеет вид, например, «12-к» или «1234-к», то при выводе на печать (и в другие места) первые два или четыре символа до дефиса считаются префиксом, а следующая после дефиса буква не является числом и поэтому не считается номером. В результате от номера ничего не остается.
Именно для таких ситуаций в программе изначально была предусмотрена возможность отключения удаления префиксов из номеров при их выводе, т.е. для тех, кто не пользуется стандартной нумерацией.
Если этот флажок снять, то номера будут везде выводиться «как есть», без всяких преобразований (для влияния настройки на уже существующие документы их нужно перепровести).
Однако и такой вариант не всегда устраивает пользователей: эта настройка распространяется на документы всех видов. А по документам некоторых видов может устраивать стандартная нумерация, и после отключение настройки они станут неожиданно выводиться со всеми нулями и префиксами.
Но выход был и в этой ситуации – не отключать настройку, а приписывать к собственным номерам «ненужный» префикс: например 00-15-к. Однако и тут таится подвох: мало того, что это довольно неудобно – не забывать приписывать к номеру «искусственный» префикс, так ещё он занимает 3 из предусмотренных для номера 11 символов. А в некоторых организациях номера состоят даже из, скажем, 13-ти значащих символов.
Таким образом, назрела проблема для пользователей, ведущих собственную нумерацию кадровых документов: не все из них знают о настройке и мучаются, а в некоторых случаях даже и настройка не позволяет забыть о проблемах. В связи с появлением электронной трудовой книжки эта ситуация особенно обострилась.
Решение в новой версии
В новой версии для всех документов программы, в которых сейчас предусмотрена возможность отражения в трудовой книжке, рядом со стандартным номером добавлено новое необязательно поле.
Автоматически это поле не заполняется. И если оно не заполнено, программа ведёт себя точно так же, как раньше, как будто этого поля и не существует. Если поле не заполнено, в него серым цветом выводится подсказка – значение из поля Номер с учетом настройки удаления префиксов. Т.е. ровно то, как значение из поля Номер будет выведено в приказ и в другие формы (в СЗВ-ТД).
Если же стандартный номер не подходит и приходится его менять, то теперь достаточно его внести в это новое поле. Во-первых, при этом не будет задан раздражающий вопрос. Во-вторых, этот номер будет выведен и в печатную форму, и в форму СЗВ-ТД ровно в таком виде, как его внесли, без всяких преобразований (т.е. независимо от положения настройки удаления префиксов). И теперь можно внести номер длиной до 20 символов!
При этом автоматически сформированный номер в старом поле Номер можно оставить любым – он нигде кроме как для представления документа в интерфейсе программы использоваться не будет. А если он мешается, то через меню «Еще – Изменить форму…» можно настроить форму как будет удобно именно вам. Например, практически так же, как было до обновления:
Аналогично, через меню «Еще – Изменить форму…» новое поле можно вывести в формы списков и журналов, и при необходимости скрыть старое.
- Если вас устраивает автоматическая нумерация – для вас ничего не меняется. Новое поле заполнять не нужно. Оно теперь просто содержит подсказку, как номер будет выглядеть в печатной форме/отчете СЗВ-ТД. Если новое поле мешается, его можно скрыть с форм, аналогично показанному выше способу (через «Еще – Изменить форму…» в каждой форме);
- Если автоматическая нумерация вас не устраивает, и раньше вы вносили нужный номер в поле Номер вручную (или вовсе вносили его непосредственно в сформированную печатную форму/отчет СЗВ-ТД), то теперь нужно вносить его в новое поле печатать как. Старое поле можно не трогать и вовсе скрыть его из документов/списков. Настройку удаления префиксов можно установить в нужное положение с учетом особенностей нумерации тех документов, в которых новое поле не появилось.
Обращаем внимание, что автоматическая нумерация для нового поля не предусмотрена, т.е. оно заполняется только вручную.
Переименование и Установление до 2020 года
1.7. При представлении формы СЗВ-ТД впервые в отношении зарегистрированного лица страхователь одновременно представляет сведения о его трудовой деятельности (о последнем кадровом мероприятии) по состоянию на 1 января 2020 года у данного страхователя.
В то же время на сайте ПФР (Вопросы-ответы 3) приведен пример:
Мы дополнительно консультировались в ПФР по этому вопросу, и нам подтвердили, что до 2020 года обязательно нужно включить в отчет последний перевод или прием. Остальные виды мероприятий (в частности, переименование и установление), которые имели место после этого последнего, включать в отчет не обязательно. Но если их включить, ошибкой это также не будет.
Ранее включить в отчет такие мероприятия (переименование, установление до 2020 года) возможности не было. Даже если внести его в документ «Регистрация трудовой деятельности»:
В СЗВ-ТД до 2020 года в этом примере заполнялся только последний перевод:
В связи с многочисленным обращениями пользователей, желающих включить в отчет и такие необязательные мероприятия тоже, в новой версии реализовано их автоматическое заполнение:
Т.е. теперь, как и ранее, заполняется последний зарегистрированный прием или перевод до 2020 года. Но теперь он также дополняется всеми мероприятиями остальных видов, зарегистрированными в период после него и до 01.01.2020.
- если зарегистрировать до 2020 года одни лишь переименования или установления, без приема или перевода, в отчет они заполнены не будут, поскольку прием или перевод являются обязательными мероприятиями, а остальные лишь дополняют их;
- по тем сотрудникам, по которым уже отправили до 2020 года один прием или перевод, в очередной отчет новые «дополнительные» мероприятия заполнены не будут, поскольку не являются обязательными.
Расширение перечня оснований увольнения
В классификатор оснований увольнения к уже имеющемуся там пункту:
п. 8 ч. 1 ст. 77: Отказ работника от перевода на другую работу, необходимого ему в соответствии с медицинским заключением, либо отсутствие у работодателя соответствующей работы
добавлены два подпункта, которые можно использовать при необходимости конкретизировать это основание:
- п. 8 ч. 1 ст. 77 (Отказ): Отказ работника от перевода на другую работу, необходимую ему в соответствии с медицинским заключением
- п. 8 ч. 1 ст. 77 (Отсутствие): Отсутствие у работодателя работы, необходимой работнику в соответствии с медицинским заключением
Также добавлены пункты:
- ч. 4 ст. 348.4 (Возврат): На основании статьи 348.4 ТК РФ в связи с истечением срока временного перевода (временной работы) переведен для продолжения работы
- ч. 4 ст. 348.4 (Перевод): На основании статьи 348.4 ТК РФ переведен (на временную работу)
И добавлены пункты Федерального закона от 08.05.1996 № 41-ФЗ «О производственных кооперативах».
Для того чтобы легко понять, к какому нормативному документу относится тот или иной пункт, можно через меню «Еще» справочника либо настроить список и сделать группировку по полю «Ссылка.Документ основание», либо изменить форму и добавить это поле в список.
Источник
Номера кадровых приказов в 1С ЗУП 3.1
Одна из удобных и важных функций в 1С:Зарплата и Управление персоналом 3.1 – это возможность нумерации кадровых приказов. Но необходимо знать, как правильно ее проводить. И лучше всего изучить данный вопрос сразу на готовом примере, что мы и рассмотрим в данной статье.
1. Автоматическая нумерация в 1С
Те, кто пользуется системой 1С ЗУП 3.1, прекрасно знают о том, что в данной программе вся нумерация документов осуществляется в автоматическом режиме. Номер для документа создается в конкретном виде. К примеру, общая схема примерно такая: ПОПБ-000000. Первые 2 буквы обозначают префикс компании, который задается в ее карте. Дальше 2 буквы – это префикс базы информации, который задан в разделе «Администрирование – Синхронизация данных» в 1С 8.3. Благодаря этим идентификаторам в 1С 8.3 можно запросто отличать все всю документацию баз данных, которая вводится в разных компаниях или информационных базах. Если же эти идентификаторы в 1С 8.3 не задействованы, там, где формируется числовой код, на местах префиксов будут стоять только нули.
Описанные коды применяют, чтобы заполнять разнообразные формы документов, среди которых и форма СЗВ-ТД. Когда выводятся номера в таких местах, все символы, которые являются незначащими, просто будут отброшены системой Зарплата и управление персоналом 8.3 по умолчанию.
Многие компании не вводят определенные традиции касательно нумерации документов в 1С 8.3, поэтому им вполне достаточно того варианта, который будет предложен автоматически программой. Но есть и такие фирмы, где требуется вводить собственную нумерацию. Это связано с тем, что все бумажные документы кадровых приказов объединяются в тома (для дальнейшей архивации и удобного хранения) или в разнообразные журналы.
2. Новые особенности в 1С ЗУП 3.1
Что предлагают новые варианты программы 1С:Зарплата и Управление персоналом 8.3?
В программе 1С:Зарплата и Управление персоналом 3.1 версии 13.188 для всей документации в системе, где предусматривается вариант показа в трудовой книжке, располагается вместе со стандартным кодом еще и графа. Она появилась в новой версии и считается необязательный при работе в 1С ЗУП. Такая графа не будет заполняться программой самостоятельно. Если в поле отсутствует информация, то система будет вести себя так же, как и в других случаях ранее, как будто это графа отсутствует.
Но в ситуациях, когда стандартизированный код не будет подходить и требуется его изменить, понадобится это новая графа. Именно туда нужно внести новый номер. Тогда в распечатанном виде и в форме СЗВ-ТД он будет сохраняться. В этом поле можно вносить код максимум до 20 знаков.
Причем код, который был сформирован программой самостоятельно, можно оставлять в любом виде. Он не будет показан больше ни в одной версии документа, за исключением только самого интерфейса системы. Если же он отвлекает и мешает, то можно исправлять форму именно так, как будет комфортно пользователю. Для этого нужно зайти в раздел «Еще — Изменить форму. ». Кстати, если действовать по такой же схеме через это раздел и категории, то новую графу можно будет выводить в списки документов в 1С 8.3, а старый вариант останется скрытым.
3. Выводы о новой графе при работе в 1С ЗУП
Из вышесказанного можно сделать следующие выводы:
· если пользователя все устраивает в нумерации, которая выдается в автоматическом режиме, то для него ничего не изменится. Новую графу заполнять не придется. после изменений программы она содержит небольшую рекомендацию о том, как код будет виден в распечатанном виде или в форме СЗВ-ТД. Если новая появившаяся графа мешает, то ее можно скрывать;
· если же автоматическая нумерация 1С не подходит, а раньше пользователь каждый раз вносил изменения в графу «Номер» самостоятельно, то теперь такие данные нужно печатать в новой графе. Нельзя изменять то, что записано в старой графе. Можно настроить функцию, чтобы удалять префиксы в необходимом положении, учитывая нюансы того, как будут пронумерованы файлы, где новая графа не была сформирована.
Необходимо обязательно учитывать, что автоматическая нумерация 1С для новой графы не предусматривается, поэтому придется ее каждый раз заполнять самостоятельно.
Источник