Меню

Аутлук 2010 как настроить автоответ

Отправка автоматических ответов об отсутствии на рабочем месте из Outlook

Отправлять автоответы об отсутствии на рабочем месте можно двумя способами. Выбор зависит от типа учетной записи электронной почты.

Откройте вкладку Файл, а затем выберите из двух приведенных ниже рисунков тот, который соответствует вашей версии Outlook.

Если вы не видите кнопку Автоответы, следуйте инструкциям по настройке автоматических ответов.

Настройка автоматических ответов

Выберите пункты Файл > Автоответы.

Примечание. Для Outlook 2007 на вкладке Сервис выберите пункт Заместитель.

В диалоговом окне Автоответы выберите команду Отправлять автоответы.

Кроме того, можно указать диапазон дат для автоматических ответов. Начиная с указанной даты их отправка прекратится. В обратном случае автоматические ответы нужно будет отключить вручную.

Примечание: Если вы не видите кнопку Автоответы, настройте отправку сообщений об отсутствии на рабочем месте с помощью правил и оповещений.

На вкладке В пределах организации введите текст ответа, который будет отправляться сотрудникам организации, если вас нет на рабочем месте.

Примечание: При отправке автоматических ответов любым отправителям за пределами организации автоматические ответы будут отправляться для всей почты, включая информационные бюллетени, рекламу и спам. Если вы хотите отправлять автоматические ответы пользователям за пределами вашей организации, рекомендуем выбрать параметр Только моим контактам.

Чтобы сохранить параметры, нажмите кнопку ОК.

Отключение автоматических оповещений об отсутствии на работе

Если приложение Outlook настроено для отправки автоматических ответов, сообщение об этом отображается под лентой. Чтобы отключить автоматические оповещения об отсутствии на работе, выберите команду Отключить. Чтобы изменить даты для автоматических ответов и сообщений, воспользуйтесь инструкциями выше для изменения параметров.

Примечание. В Outlook 2007 для отключения автоматических ответов об отсутствии на рабочем месте откройте вкладку Сервис, выберите пункт Заместитель и снимите флажок Отправлять автоответ об отсутствии.

Обновление параметра «Автоответы» в мобильном приложении Outlook

Параметр «Автоответы» можно обновить в Outlook для iOS или Outlook для Android. Щелкните здесь, чтобы получить приложение и управлять параметром «Автоответы» в пути.

Устранение неполадок Нет параметра «Автоответы»

Если в меню «Файл» отсутствует параметр Automatic Replies, вероятно, вы используете Gmail, Yahoo либо другую учетную запись POP или IMAP, которая не поддерживает функцию автоматических ответов в Outlook. Вы можете настроить правило для автоматического ответа на входящие сообщения, однако для этого должно быть постоянно запущено приложение Microsoft Outlook. Дополнительные сведения см. в статье Использование правил для ответа на сообщения.

Источник



Активация и настройка функции автоответа в Outlook

Во всех выпусках популярного почтового клиента Outlook доступна удобная функция оповещения о вашем отсутствии на рабочем месте. В версиях 2003 и 2007 она называется «Заместитель», а в более поздних — «Автоматические ответы (нет на работе)». Несмотря на то, что возможность настроить автоответы изначально была представлена разработчиками, как корпоративная и рекомендовалась для использования в рабочих целях, вы можете настроить её для повседневной жизни.

Изначально необходимо узнать, используется ли учетная запись Microsoft Exchange (чаще всего применяется в крупных компаниях, крайне редко у простых пользователей), а от этого будет зависеть возможность настройки автоответа. К сожалению, возможность использования полноценной функции автоответа, без учетной записи Microsoft Exchange, отсутствует.

Итак, ниже приведены инструкции для пользователей, у которых наcтроена учетная запись Exchange.

Как включить функцию автоответа в Outlook 2010, 2013, 2016

  1. Кликните на вкладку «Файл» и выберите раздел «Сведения».

В появившемся списке найдите пункт «Автоответы (нет на работе)».

  • При клике на название функции перед вами появится диалоговое окно, в котором необходимо активировать пункт «Отправлять автоответы», установив напротив него флажок.
  • Далее у вас есть возможность задать определенный диапазон времени, в пределах которого будет действовать функция. Для этого активируйте пункт «Отправлять только в течение следующего периода», установив флажок, и задайте значения параметрам «Время начала» и «Время окончания». Если не устанавливать флажок напротив этого пункта, то функция будет активна до тех пор, пока вы не отключите её вручную.
  • Далее у вас есть возможность ввести текст сообщений для отправки в пределах организации и за пределами организации. Для этого заполните соответствующие поля. Нажмите кнопку «ОК» и завершите тем самым настройку.
  • Включение функции автоответа в Outlook 2007

    Как уже было сказано ранее, в версиях почтового клиента до 2010 функция автоответа носила название «Заместитель». Для того, чтобы активировать её, следуйте представленной ниже инструкции.

      Войдите в меню «Сервис» и из появившегося списка выберите пункт «Заместитель».

  • В диалоговом окне активируйте пункт «Автоматические ответы (нет на работе)» путем установки флажка напротив названия.
  • Далее все шаги аналогичны настройкам в версиях Outlook 2010 и выше.
  • Чтобы включить автоответ в Outlook 2003, необходимо:

    1. Перейти в пункт меню «Сервис», далее — «Заместитель».

  • Кликнуть на надпись «В настоящий момент меня нет в офисе».
  • Ввести текст в поле «Отвечать каждому отправителю единственный раз. Текст ответа:»
  • Кликнуть «OK».
  • Как отключить функцию автоответа в Outlook?

    Если в процессе включения функции, в настройках, вы не задавали промежуток времени для действия функции, то она будет работать до тех пор, пока вы её не отключите. Алгоритм отключения аналогичен для всех версий почтового клиента. Выполните шаг №1 в инструкции по активации и выберите пункт «Я нахожусь на работе» (в Outlook 2003), «Не отправлять автоответы об отсутствии” ( в Outlook 2007), «Не отправлять автоматические ответы” (в Outlook 2010, 2013, 2016).

    Читайте также:  Монитор lg flatron l1918s как настроить

    Видеоинструкция

    Источник

    Как настроить автоответ в Outlook, когда уходишь в отпуск

    В отпуске совсем не хочется читать корпоративную почту и отвлекаться на рабочие моменты. Автоответ в Outlook позволяет оповестить коллег и клиентов о вашем отсутствии на рабочем месте и невозможности ответить на письмо.

    Вы можете написать любую уточняющую информацию, например, телефон коллеги, подменяющего вас на период отпуска и сразу перенаправить все письма на его почтовый ящик.

    Функция доступна во всех версиях программы и активируется очень просто. Давайте разберемся, как настроить автоответ в Outlook 2007 и более новых версиях.

    Настройка автоматического ответа Outlook 2007

    Уже 10 лет прошло с момента выхода Outlook 2007, но его до сих пор активно используют пользователи слабых компьютеров. Поэтому для начала необходимо рассказать о настройке автоответа в этой версии Outlook, тем более, что она значительно отличается от новых версий.

    Автоответ в Outlook 2007 называется «Заместитель». Для его настройки перейдите в меню «Сервис» — «Заместитель».

    Отметьте пункт «Меня нет на работе» и напишите текст уведомления, которое должны получать люди, когда вас нет на месте.

    Обратите внимание. Правила обработки сообщений находятся в этом же меню, под текстом вашего автоответа.

    После внесения всех изменений закройте окно «заместителя» нажав кнопку ОК.

    Настройка автоматического ответа Outlook 2010

    Чтобы настроить автоответ в Outlook 2010 кликните меню «Файл» в левом верхнем углу. Перейдите в меню «Сведения» и выберите там пункт «Автоответы».

    В открывшемся окне вы можете включить или отключить автоответы. По умолчанию автоответчик отключен. Для включения автоответов выберите пункт «Отправлять автоответы».

    Если вы покидаете рабочее место на известное время, например, улетаете в отпуск, то вы можете установить временные рамки, в которые автоответы будут действовать. Для указания периода действия поставьте галку рядом с пунктом «Отправлять только в течении следующего периода» и укажите время и дату действия автоответов.

    Если галка не стоит, то автоответы будут включены пока вы их не отключите.

    Далее вам необходимо придумать текст письма для отправителей, когда вы в отпуске или в командировке.

    Пример автоответа Outlook 2010 на время отпуска:

    В период с 1 по 14 июля я нахожусь в отпуске и не могу ответить на ваше письмо. На период моего отсутствия по всем вопросам обращайтесь к моему коллеге Петровой Анне.

    Телефон: +7 123 456-78-90

    Пример автоответа Outlook 2010 на время командировки:

    До 10 июля я нахожусь в командировке и к сожалению, не могу ответить вам сейчас.

    Если вопрос срочный, свяжитесь со мной по телефону +7 123 456-78-90.

    Вставьте текст автоответа в поле «В пределах организации».

    Рекомендую перейти на закладку «За пределами организации», поставить галку «Автоответ за пределами организации» и вставить туда такой же текст. Таким образом, все отправители получат уведомления о вашем отсутствии.

    Можно создать правила автоответчика, которые будут применяться в момент вашего отсутствия. Нажмите «Правила» в текущем окне.

    Чтобы создать правило нажмите кнопку «Добавить».

    В открывшемся меню вы можете сделать так, чтобы письма, полученные от определенного человека (например, очень важного клиента) перенаправлялись вашему коллеге. Или чтобы письма содержащие в теме письма слово «счёт» сразу отправлялись в бухгалтерию.

    После создания нажмите два раза кнопку ОК, чтобы выйти из режима настроек автоответов.

    На этом настройка автоответов в Outlook 2010 завершена.

    Настройка автоматического ответа Outlook 2013 и Outlook 2016

    Настройка автоответа в Outlook 2013 и 2016 идентична, поэтому рассматривать будем на примере более новой версии.

    Откройте Outlook и зайдите в меню «Файл» в левой верхней части программы.

    Зайдите в закладку «Сведения» и выберите «Автоответы».

    Откроется окно создания автоответов, которое в принципе идентично Outlook 2010.

    Для включения автоответов поменяйте переключатель на пункт «Отправлять автоответы».

    Чтобы автоматические ответы в Outlook отправлялись только в определенный период, поставьте галку рядом с пунктом «Отправлять только в течении следующего периода». Не забудьте указать время начала и конца действия автоответчика. Например, дату своего последнего дня перед отпуском и дату первого рабочего дня после отпуска.

    Напишите текст, который будут получать ваши отправители в период вашего отсутствия.

    Пример автоответа Outlook 2013 и Outlook 2016:

    До 18 июля включительно я нахожусь в отпуске.

    По всем вопросам обращайтесь к Козлову Виктору.

    При необходимости отформатируйте текст, выбрав предпочитаемый размер и цвет шрифта.

    Напишите текст автоматического ответа для отправителей вне вашей организации. Для этого перейдите на вкладку «За пределами организации» и включите этот пункт.

    Нажав на кнопку «Правила», можно точечно настроить обработку входящих писем. Программа позволяет настраивать множество параметров и условий входящей почты.

    Для примера на картинке, показано правило, которые пересылает все письма с почтового ящика 12345@computernotes.ru с темой СРОЧНО на адрес kozlov@computernotes.ru.

    После завершения нажмите кнопку «ОК», чтобы закрыть окно.

    Изменить автоответы и настроенные правила можно в любой момент вернувшись в меню «Пуск» — «Сведения» — «Автоответы».

    Ниже я предлагаю посмотреть несколько видео инструкций по созданию автоответов в Outlook. Если у вас остались какие-либо вопросы обязательно задавайте их в комментариях.

    Читайте также:  Как настроить точку доступа wifi роутером

    Однако в таких случаях чаще всего требуется иметь учетную запись Microsoft Exchange, которая не работает с обычными почтовыми ящиками, вроде Gmail, почты Яндекса и прочими. Тем не менее, возможность рассылать автоматические ответы, через обычные серверы POP и IMAP всё-таки имеется. Разберемся как их настроить.

    Бесплатный онлайн-курс «Удобный Gmail» Бесплатный онлайн-курс «Удобный Gmail» Серия наглядных видео инструкций заметно упростит и ускорит повседневную работу с электронной почтой. Научившись раз, пользуйтесь каждый день! Подробнее

    Создаем автоответчик Outlook

    Для этих целей необходимо создать специальные правила в вашем приложении, однако, чтобы в дальнейшем они работали, ваш компьютер вместе с приложением Outlook 2016 должны постоянно быть запущены, а сама программа – периодически проверять входящую почту.

    Шаг 1. Создание типового сообщения:

    1. Меню «Главная» – «Создать сообщение».

    2. В теле письма набираем текст сообщения, которое в дальнейшем будет служить в качестве автоответчика.

    3. Меню «Файл» – «Сохранить как».

    4. В диалоговом окне «Сохранить как» из выпадающего списка «Тип файла» выбираем пункт «Шаблон Outlook».

    5. Задаем имя шаблону и нажимаем «Сохранить».

    Шаг 2. Создание правила автоматического ответа на новые письма.

    1. Меню «Файл» – опция «Управление правилами и оповещениями».

    2. В диалоговом окне «Правила и оповещения» нажимаем кнопку «Новое правило».

    3. В Мастере правил идем в область «Начать с пустого правила» и выбираем пункт «Применение правила к полученным мной сообщениям». Жмем «Далее».

    4. Отмечаем галочкой чекбокс «Адресованные только мне», а также по необходимости и другие варианты автоответа. Жмем «Далее».

    5. На вопрос «Что следует делать с сообщением» отмечаем опцию «Ответить, используя указанный шаблон».

    6. В Шаге 2 того же окна нажимаем на пункт .

    7. В окне «Выберите шаблон ответа» из выпадающего списка «Папки» выбираем «Шаблоны в файловой системе» и выбираем ранее созданный шаблон. Нажимаем кнопку «Открыть», затем «Далее».

    8. При необходимости укажите исключения, при которых автоответ отправляться не будет. Затем жмем «Далее».

    9. На странице завершения правил настроек в Шаге 1 задайте имя нового правила, после чего нажмите «Готово».

    10. Закрываем окно «Правила и оповещения» по кнопке ОК.

    Автоответчик настроен. Можно проверять его работу выслав на свой адрес почтовое сообщение с другой учетной записи. Теперь пока приложение запущено, оно будет отправлять настроенные вами автоматические ответы. Созданное правило для Microsoft Outlook 2016 предотвращает повторный автоответ пользователям, от которых приходят новые письма в период вашего отпуска. Однако если приложение было закрыто, то при его открытии стартует новая сессия, и при получении новых писем от тех же отправителей, им снова будет направлен автоматический ответ.

    Совет: создайте себе задачу с напоминанием отключить автоответчик по возвращении из отпуска, чтобы предотвратить лишние шаблонные ответы.

    Органайзер в Outlook 2016 своими руками Органайзер в Outlook 2016 своими руками Outlook 2016 позволяет помимо непосредственной работы с почтой использовать его как полноценный органайзер. Здесь можно вести события в календаре, список дел с напоминаниями и всевозможные заметки. Подробнее

    Отключаем автоответчик Outlook

    Чтобы отключить автоматические ответы проделываем следующие шаги:

    1. Меню «Файл» – опция «Управление правилами и оповещениями».

    2. В диалоговом окне «Правила и оповещения» во вкладке «Правила для электронной почты» выберете из выпадающего списка «Применить изменения к папке:» адрес почтового ящика, на который настраивался автоответчик, и снимите галочку в чекбоксе напротив созданного ранее правила. Жмем ОК.

    Таким образом, можно настраивать не только автоответчик для отпуска, но и для более коротких временных промежутков. Например, при длительных совещаниях можно настроить автоматические ответы на письма с высокой важностью. Главное не забывайте отключать правила для автоответчика, когда они становятся не актуальными, и помните, что автоматические ответы работают только при запущенном приложении Outlook.

    Если же вам необходимо настроить автоответчик для вашей учетной записи Microsoft Exchange, то воспользуйтесь стандартной инструкцией от разработчика.

    Также на нашем сайте вы можете найти видео инструкцию о том, как настроить автоответ писем в сервисе Gmail.

    Июнь 30th, 2017 Денис Долгополов

    Автоответчик в Outlook пригождается в тех случаях, когда у вас не будет возможности отвечать на поступающие письма самостоятельно. Вместо вас это будет делать программа, используя ранее заготовленный вами шаблон. Ниже будет продемонстрировано, как сделать, настроить или отключить автоответ в Outlook 2007, 2010, 2013 и других версиях через аккаунт Exchange и без него.

    Как сделать автоответ в Outlook 2010 и других версиях: активация заместителя с аккаунтом Exchange

    Обычно учётная запись Exchange присутствует на корпоративных компьютерах, а на личных не используется. Убедиться в том, какая у вас учётная запись, можно по строке состояния в правом или левом нижнем углу программы. В ней должно быть написано «Подключён к Microsoft Exchange», если вы авторизованы через аккаунт Exchange.

    Включение автоответчика в различных версиях Outlook будет немного отличаться, поэтому инструкции будут представлены отдельно для каждого года. Версия Outlook будет соответствовать версии Microsoft Office, установленном на вашем компьютере.

    Outlook 2010, 2013, 2016

    1. Находясь в главном меню программы, кликнете по кнопке «Создать сообщение», чтобы перейти к написанию шаблона для будущего самоотправляющегося ответа.

    Нажимаем кнопку «Создать сообщение»

    Заполните поле для сообщения словами, которые будут отсылаться человеку, отправляющему вам сообщение.

    Читайте также:  Как настроить в инстаграм автоматическое приветствие тому кто подписался

    Прописываем текст сообщения

    Разверните отдел «Файл», кликнете в нем по кнопке «Сохранить как».

    Нажимаем кнопку «Сохранить как»

    Назовите элемент как вам удобно и установите для него расширение «Шаблон Outlook (*oft)».

    Выбираем формат «Шаблон Outlook»

    Используйте кнопку «Сохранить».

    Нажимаем кнопку «Сохранить»

    Вернитесь к программе и, развернув отдел «Файл», перейдите к разделу «Управление правилами и оповещениями».

    Выбираем пункт «Управление правилами и оповещениями»

    Откроется окошко, в нём нужно использовать кнопку «Новое правило».

    Нажимаем кнопку «Новое»

    В блоке «Начать с пустого правила» отметьте вариант «Применение правила к полученным мной сообщениям».

    Выбираем вариант «Применение правила к полученным мной сообщениям»

    Выберите, в каких случаях будет срабатывать автоответчик.

    Выбираем, когда будет действовать автоответчик

    В шаге №1 выберите функцию «Ответить, используя указанный шаблон».

    Выбираем пункт «Ответить, используя указанный шаблон»

    В шаге №2 нажмите на синенький текст «Указанный шаблон».

    Нажимаем кнопку «Указанный шаблон»

    Укажите путь шаблона, который вы создали ранее.

    Указываем путь до заранее созданного шаблона

    Откроется окошко «Завершение настройки правила». В блоке «Шаг 1» пропишите название для создаваемого правила, а в блоке «Шаг 2» выберите режим «Включить правило», в блоке «Шаг 3» проверьте правильность введённых данных.

    Проверяем правильность настроек

    Нажмите кнопку «Готово». На этом создание автоответчика закончено, а сам он активирован.

    Нажимаем кнопку «Готово»

    Outlook 2007

    1. Разверните меню «Файл», в нём перейдите по пути «Создать» — «Почтовое сообщение».

    Нажимаем кнопку «Почтовое сообщение»

    Напишите текст, который будет в будущем автоматически отсылаться написавшим вам людям.

    Начните сохранение шаблона, нажав кнопку «Сохранить как».

    Кликаем по кнопке «Сохранить как»

    Назовите элемент и выставьте для него расширение «Шаблон Outlook (*oft)».

    Ставим формат «Шаблон Outlook»

    Вернитесь к программе и разверните меню «Сервис».

    Разворачиваем меню «Сервис»

    Выберите функцию «Правила и оповещения».

    Выбираем пункт «Правила и оповещения»

    Откроется окошко, в котором нужно будет нажать кнопку «Новое правило».

    Кликаем по кнопке «Новое правило»

    В блоке «Начать с пустого правила» отметьте вариант «Применение правила к полученным мной сообщениям».

    Выбираем пункт «Применение правила к полученным мной сообщениям»

    Выберите, в каких случаях будет срабатывать автоответчик.

    Отмечаем параметры, при которых автоответчик будет активироваться

    В блоке «Шаг 1» выберите функцию «Ответить, используя указанный шаблон».

    Выбираем вариант «Ответить, используя указанный шаблон»

    В блоке «Шаг 2» нажмите на синенький текст «Указанный шаблон».

    Кликаем по кнопке «Указанный шаблон»

    Укажите путь шаблона, который вы создали ранее.

    Нажимаем кнопку «Обзор»

    Откроется окошко «Завершение настройки правила». В блоке «Шаг 1» пропишите название для создаваемого правила, а в блоке «Шаг 2» выберите режим «Включить правило», в блоке «Шаг 3» проверьте правильность введённых данных.

    Проверяем выставленные параметры

    Нажмите кнопку «Готово». На этом создание автоответчика закончено, а сам он активирован.

    Кликаем по кнопке «Готово»

    Активация заместителя без аккаунта Exchange

    Если вы авторизованы в программе не через аккаунт Exchange, то можете воспользоваться этим способом для создания автоответчика.

    Outlook 2010, 2013, 2016

    Разворачиваем меню «Файл»

    Перейдите к пункту «Сведения».

    Выбираем пункт «Сведения»

    Используйте кнопку «Автоответы».

    Нажимаем кнопку «Автоответы»

    Включите функцию, выбрав параметр «Отправлять автоответ об отсутствии». Здесь же вы можете выбрать период, в течение которого будет работать автоответчик, или, сняв галочку с пункта «Отправлять только в течение следующего периода», снять временные ограничение на его действия. Вкладка «В пределах организации» нужна для тех случаев, когда вы оставляете сообщение для сотрудников вашей компании, а вкладка «За её пределами» — для всех остальных лиц.

    Настраиваем параметры автоответов

    Введите текст, который будет отсылаться автоматически. Готово, автоответчик создан.

    Вводим текст для сообщения

    Outlook 2007

    1. Разверните вкладку «Сервис» в главном меню программы.

    Выбираем меню «Сервис»

    Выберите пункт «Заместитель».

    Выбираем пункт «Заместитель»

    Включите функцию, выбрав параметр «Отправлять автоответ об отсутствии». Здесь же вы можете выбрать период, в течение которого будет работать автоответчик, или, сняв галочку с пункта «Отправлять только в течение следующего периода», снять временные ограничение на его действия. Вкладка «В пределах организации» нужна для тех случаев, когда вы оставляете сообщение для сотрудников вашей компании, а вкладка «За её пределами» — для всех остальных лиц.

    Выбираем настройки заместителя

    Введите текст, который будет отсылаться автоматически. Готово, автоответчик создан.

    Вводим текст для автоответа

    Отключение автоответчика

    Как отключить автоответ на поступающие сообщения зависит от того, каким способом вы его включали: с учетной записью Exchange или без нее.

    С аккаунтом Exchange

    Выбираем раздел «Файл»

    Перейдите к разделу «Управление правилами и оповещениями».

    Кликаем по кнопке «Управление правилами и оповещениями»

    В открывшемся окошке расположены все правила, создаваемые вами ранее. Уберите галочку с того, которое хотите отключить.

    Без аккаунта Exchange

    Раскрываем меню «Файл»

    Перейдите к пункту «Сведения».

    Выбираем подраздел «Сведения»

    Кликнете по кнопке «Автоответы».

    Используем кнопку «Автоответы»

    Выберите первый вариант «Не отправлять автоответы». Кликнете по кнопке «ОК». Готово, автоответы отключены.

    Выбираем параметр «Не отправлять автоответы»

    Заместитель — функция, которая пригодится людям, отсутствующим на рабочем месте, или тем, кто не хочет отвечать на определённый тип сообщений вручную. Учтите, что автоматический ответ будет отсылаться пользователю, отправившему вам сообщение, только один раз. На все последующие его сообщения автоответчик отвечать не будет. Счётчик обнулится, когда вы вручную запустите Outlook.

    Источник