Меню

Аутлук как настроить фильтры

Как настроить фильтр спама и нежелательной почты в Microsoft Office Outlook

Новый фильтр нежелательной почты заменяет правила, использовавшиеся в предыдущих версиях Microsoft Outlook для фильтрации сообщений электронной почты. Фильтр нежелательной почты включен по умолчанию, при этом установлен низкий уровень защиты, рассчитанный на перехват явно нежелательных сообщений электронной почты. Все сообщения, перехваченные фильтром нежелательной почты, помещаются в специальную папку Нежелательные письма, чтобы их можно было при необходимости извлекать и просматривать. В Microsoft Office Outlook можно установить более жесткий фильтр, при котором по ошибке могут перехватываться нужные сообщения, и даже задать безвозвратное удаление нежелательных сообщений.

Фильтр нежелательной почты состоит из двух частей: списков нежелательной почты и самой современной технологии, разработанной Microsoft Research, используемой для идентификации непрочтенного сообщения как нежелательного, при которой принимается во внимание множество факторов: время отправки, характер содержимого и другие. Этот фильтр не просто отбирает сообщения по их типу и отправителю – заключение о нежелательности сообщения основывается на тщательном анализе всей его структуры, включая текст и вложения.

Списки нежелательной почты

Существуют три списка нежелательной почты: Надежные отправители, Надежные получатели и Заблокированные отправители. Если имя адресата или адрес электронной почты находится как в списке заблокированных отправителей, так и в списке надежных отправителей, последний получает приоритет над первым, чтобы снизить вероятность причисления нужных сообщений к нежелательным.

  • Список надежных отправителей. Если некое сообщение ошибочно помечается фильтром как нежелательное, его отправителя можно добавить в список Надежные отправители. Адреса электронной почты и имена доменов, перечисленные в списке Надежные отправители, никогда не обрабатываются как нежелательные, независимо от содержания сообщения. Адреса электронной почты из списка Контакты по умолчанию добавляются в этот список. Таким образом, сообщения от адресатов из папки «Контакты» никогда не будут обрабатываться как нежелательные. При использовании учетной записи электронной почты сервера Microsoft Exchange имена и адреса электронной почты из глобального списка адресов автоматически считаются безопасными. Можно также настроить Microsoft Outlook на прием только сообщений, отправленных с адресов из списка Надежные отправители, что дает возможность однозначно указывать, какие сообщения должны помещаться в папку «Входящие».
  • Список надежных получателей. Если вы подписаны на группы новостей или рассылки, можно добавить эти имена в список Надежные получатели, чтобы все сообщения, отправленные на эти адреса или в эти домены никогда не обрабатывались как нежелательные, независимо от содержимого сообщения.
  • Список заблокированных отправителей. Можно блокировать сообщения с определенных адресов или доменов, добавляя отправителя в этот список. Сообщения от пользователей или из доменов, перечисленных в этом списке, всегда рассматриваются как нежелательные письма, независимо от содержимого сообщения. При добавлении имени отправителя или адреса электронной почты в список заблокированных отправителей, сообщение, полученное от него автоматически перемещается в папку «Нежелательная почта». Если автоматическая загрузка картинок выключена, то сообщения, полученные с электронных адресов или из доменов из списков Надежные отправители и Надежные получатели или отправленные на них, будут рассматриваться как исключения и заблокированное содержимое будет загружаться.

Существующие списки надежных и заблокированных имен доменов и электронных адресов можно импортировать в Microsoft Outlook. Для этого их необходимо сохранить в формате текстового файла или файла значений, разделенных табуляцией (TXT), а затем импортировать. Если требуется обеспечить совместную работу со списками фильтра нежелательной почты, создайте резервную копию или распечатайте список; список адресов электронной почты можно также экспортировать в текстовый файл или в файл значений, разделенных табуляцией (TXT).Если адреса электронной почты полностью совпадают, записи конкретных адресов имеют приоритет над записями имен доменов. Чтобы заблокировать целый домен, но получать сообщения с определенных безопасных адресов, добавьте записи конкретных адресов в список Надежные отправители. Например, добавьте адрес proverka@example.com в список Надежные отправители и имя домена @example.com в список Заблокированные отправители.

Типы учетных записей электронной почты и фильтр нежелательной почты

Фильтр нежелательной почты может использоваться при следующих типах учетных записей электронной почты:

  • учетная запись электронной почты сервера Microsoft Exchange в режиме кэширования сервера Exchange;
  • учетная запись сервера Exchange, доставляющая почту в файл личных папок (pst);
  • HTTP (служба Hotmail);
  • POP3;
  • IMAP;
  • служба Microsoft Outlook Connector.

Фильтр нежелательной почты недоступен, если при работе в режиме реального времени используется учетная запись сервера Microsoft Exchange и при этом версия сервера является более ранней, чем Microsoft Exchange, или используется учетная запись стороннего разработчика MAPI. Все учетные записи одного профиля пользователя Outlook имеют одинаковые параметры настройки фильтра нежелательной почты и списки нежелательной почты, но у каждой из них имеется своя папка «Нежелательные письма». Например, при наличии учетных записей сервера Exchange и службы Hotmail для каждой из них имеется своя папка «Нежелательные письма». При изменении профиля необходимо выполнить экспорт копии списков нежелательной почты, прежде чем вносить изменения, а затем импортировать сведения в Outlook, чтобы избежать повторного создания списков нежелательной почты.

Добавление имени в список Заблокированные отправители

  1. Выберите в меню Файл команду Параметры.
  2. Щелкните ссылку Нежелательная почта.
  3. Перейдите на вкладку Заблокированные отправители.
  4. Нажмите кнопку «Добавить».
  5. Введите нужное имя или адрес в поле «Введите адрес электронной почты или имя домена Интернета» для добавления в список и нажмите кнопку «ОК».
Читайте также:  Как настроить зажигание ваз 21213 карбюратор

Повторите шаги 4–5 для каждого имени или адреса, которые требуется добавить. Можно быстро добавить имя в список Заблокированные отправители. Для этого щелкните правой кнопкой мыши нежелательное сообщение и, выделив в контекстном меню команду Нежелательная почта, выберите подкоманду Добавить отправителя в список заблокированных пользователей.

Существующие списки имен и электронных адресов, которые требуется заблокировать, можно импортировать в Microsoft Office Outlook. Для этого их необходимо сохранить в формате текстового файла (.txt), а затем импортировать.

Если используется учетная запись электронной почты сервера Microsoft Exchange и работа ведется в режиме реального времени, необходимо использовать сервер Microsoft Exchange или более позднюю версию. Если неизвестно, какая версия сервера Exchange используется учетной записью электронной почты, обращайтесь к администратору Microsoft Exchange.

Добавление имени в список Надежные отправители или Надежные получатели

Можно добавить адрес электронной почты отправителя или имя его домена в список Надежные отправители.

  1. Выберите в меню Файл команду Параметры.
  2. Щелкните по ссылке Нежелательная почта.
  3. Перейдите на вкладку Надежные отправители или Надежные получатели.
  4. Нажмите кнопку «Добавить».
  5. Введите нужное имя или адрес в поле «Введите адрес электронной почты или имя домена Интернета» для добавления в список и нажмите кнопку «ОК».

Повторите шаги 4–5 для каждого имени или адреса, которые требуется добавить.

Чтобы быстро добавить отправителя, имя домена или название списка рассылки в список Надежные отправители или Надежные получатели, щелкните правой кнопкой мыши сообщение, которое вы считаете безопасным, выберите в контекстном меню команду Нежелательная почта, а затем – команду Добавить отправителя в список надежных отправителей, или Добавить домен отправителя в список надежных отправителей, или Добавить отправителя в список надежных получателей.

Чтобы включить адресатов из списка Контакты в число надежных отправителей, на вкладке Надежные отправители установите флажок Доверять письмам от адресатов из списка контактов. Все адреса электронной почты в папке «Контакты» будут использоваться фильтром нежелательной почты для идентификации сообщений.

Включение папки «Контакты» в список Надежные отправители»

  1. Выберите в меню Файл команду Параметры.
  2. Щелкните по ссылке Нежелательная почта.
  3. Перейдите на вкладку Надежные отправители.
  4. Установите флажок Доверять письмам от адресатов из списка контактов.

Редактирование списков фильтра нежелательной почты

Выберите в меню Файл команду Файл и щелкните по ссылке Нежелательная почта. На вкладках Надежные отправители, Надежные получатели или Заблокированные получатели, выполните одно из следующих действий.

  1. Измените имя домена или адрес электронной почты.
  2. В списке щелкните имя домена или адрес электронной почты, который необходимо изменить.
  3. Нажмите кнопку «Изменить».
  4. Введите в поле «Введите адрес электронной почты или имя домена Интернета» для добавления в список новый текст.
  5. Удалите имя домена или адрес электронной почты.
  6. В списке щелкните имя домена или адрес электронной почты, который необходимо удалить.
  7. Нажмите кнопку «Удалить».

Просмотр сообщений, перемещенных в папку «Нежелательные письма»

В зависимости от установленного уровня защиты от спама часть нужных сообщений может перемещаться в папку «Нежелательные письма». Необходимо регулярно просматривать сообщения, перемещенные в папку «Нежелательные письма», чтобы убедиться, что она не содержит нужных сообщений.

  1. В меню Перейти выберите команду Папка и в появившемся списке щелкните папку «Нежелательные письма».
  2. Нажмите кнопку «OK».
  3. Щелкните правой кнопкой мыши сообщения, которые нужно пометить как не являющиеся нежелательными.
  4. В контекстном меню выберите команду Нежелательные письма, а затем – команду Пометить как не являющиеся нежелательными.

Сообщения, помеченные как не являющиеся нежелательными, перемещаются в папку «Входящие» или в папку, в которой они находились ранее. Если имеется несколько учетных записей электронной почты, сообщение перемещается в папку «Входящие» или в папку активной учетной записи. Если как не являющееся нежелательным помечается одно сообщение, то предлагается добавить имя отправителя или получателя в список Надежные отправители или Надежные получатели.

Очистка папки «Нежелательные письма»

В меню Перейти выберите команду Список папок. В списке папок щелкните правой кнопкой мыши папку «Нежелательные письма» и выберите в контекстном меню команду Очистить папку «Нежелательные письма». Чтобы быстро пометить сообщение как не являющееся нежелательным, выберите его и нажмите клавиши, или кнопку на панели инструментов Стандартная.

Очистка папки «Нежелательные письма» или удаление элемента из папки «Нежелательные письма» приводит к перемещению удаленных элементов в папку «Удаленные». Чтобы удалить элемент без возможности восстановления, выделите его и нажмите клавиши. Чтобы удалить все элементы папки без возможности восстановления, нажмите клавишу «Shift» и в контекстном меню выберите команду Очистить папку «Нежелательные письма».

Импортирование адресов электронной почты в списки фильтра нежелательной почты

Чем больше вы будете использовать электронную почту, тем больше электронных адресов у вас будет накапливаться. Для более точной фильтрации спам-сообщений, вы можете указать, какие адреса следует считать нежелательной почтой изначально, а какие нужно фильтровать. Для загрузки списка файлов вам потребуется создать текстовый файл с нужными адресами, разделенными табуляцией (текстовый файл имеет расширение .txt). После его создания выполните указанные ниже действия.

  1. Выберите в меню Файл команду Параметры.
  2. Щелкните по ссылке Нежелательная почта.
  3. Перейдите на вкладку Надежные отправители, Надежные получатели или Заблокированные получатели.
  4. Нажмите кнопку «Импорт из файла».
  5. В списке Папка выберите диск, папку или ресурс Интернета, содержащие файл, который требуется импортировать.
  6. Откройте папку с соответствующим файлом.
  7. Щелкните значок файла и нажмите кнопку «Открыть».
Читайте также:  Как настроить усилитель wifi tp link n300

Экспортирование адресов из списков фильтра нежелательной почты

  1. Выберите в меню Файл команду Параметры.
  2. Щелкните по ссылке Нежелательная почта.
  3. Перейдите на вкладку Надежные отправители, Надежные получатели или Заблокированные получатели.
  4. Нажмите кнопку «Экспорт в файл».
  5. В раскрывающемся списке Папка выберите диск, папку или адрес в Интернете, где необходимо сохранить файл.
  6. В поле «Имя файла» введите имя файла.
  7. Нажмите кнопку «Сохранить».

При экспорте списка Надежные отправители и установленном флажке Доверять письмам от адресатов из списка контактов адреса электронной почты для контактов не будут включены в текстовый файл, созданный в процессе экспортирования. Чтобы распечатать списки нежелательной почты, после экспорта файла откройте его при помощи Блокнота или другой программы, поддерживающей этот формат файла, а затем напечатайте файл.

Источник

Использование встроенных фильтров поиска Outlook

В сообщении электронной почты можно найти одно слово или фразу, но в Outlook также есть ряд встроенных запросов поиска. Чтобы найти сообщение, основанное на одном из встроенных поисков, на ленте выберите кнопку «Фильтр почты».

Использование встроенных фильтров Outlook

В любой папке электронной почты выберите «Фильтр почты» в группе «Найти» на ленте.

После выбора фильтра Outlook выполняет поиск в почтовом ящике на его основе. Вы также увидите краткое слово для фильтра в поле поиска. Например, если вы хотите отобразить все сообщения с вложениями, можно выбрать «Имеет вложения» или hasattachments:yes в поле поиска.

Чтобы очистить фильтр поиска и просмотреть все элементы в выбранной папке почты, щелкните в поле поиска или на вкладке «Поиск» нажмите кнопку «Закрыть поиск».

Сохранение настраиваемой папки поиска

Помимо встроенных средств поиска Outlook, вы также можете создать папку поиска, чтобы сохранить результаты поиска в виртуальной папке. Чтобы создать папку поиска, прокрутите список папок Outlook вниз до тех пор, пока не увидите папки поиска.

Щелкните правой кнопкой мыши папку поиска и выберите «Новая папка поиска».

Выберите одну из предварительно настроенных папок поиска или прокрутите список вниз и выберите «Настраиваемая папка поиска».

Укащите имя для настраиваемой папки поиска и выберите «Условия».

Используйте вкладки в поле «Условия папки поиска», чтобы указать слова или фразы для поиска, отправителей, других людей, включенных в строки «Запрос» или «Ск», элементов с определенными категориями или любые расширенные условия поиска. Когда все будет готово, три раза выберите «ОК», чтобы создать папку поиска.

Источник



Как настроить папки и фильтры в Outlook

В первую очередь — настоятельно рекомендуется использовать почтовый клиент Outlook для работы с почтой. Это гораздо удобнее и эффективнее чем работать с почтой через браузер.

После того, как вы настроили почту обязательно создайте папки и фильтры, с помощью которых ваша почта будет всегда структурирована и вы не пропустите важных сообщений.

Создание папки

Чтобы добавить новую папку, сделайте следующее:

  • В проводнике со списком папок, расположенном в левой части рабочего окна, щелкните правой кнопкой мыши и выберите команду Создать папку.

  • В поле Имя введите имя для папки, например, если создаете папку для писем из JIRA, название папки будет JIRA — и нажмите клавишу ВВОД.

Создание правил фильтрации

Письма от Jira, Confluence, HipChat

Откройте вкладку Файл -> Управление правилами и оповещениями -> Новое.

  • Выберите шаблон Перемещение в папку всех сообщений от определенного адресата.

  • Нажмите на подчеркнутое значение и укажите сообщения от: необходимо указать адрес, например, jira@corporation.corp.

  • Укажите правило Переместить их в папку Jira.

Нажмите Далее.

Шаги Условия отбора, Действия и Исключения оставьте без изменений.

На последнем шаге введите название правила, поставьте галку в чекбокс «Выполнить это правило…«, если хотите чтобы правило применилось к уже загруженной почте и проверьте, чтобы стояла галка «Включить правило«. Нажмите кнопку Готово для завершения создания правила.

Проделайте эти шаги для писем от других корп. инструментов. Точно так же вы можете сортировать в отдельные папки письма от конкретных людей, добавляя их адрес электронной почты в новое правило.

Как собрать уведомления в отдельной папке

Вам очень часто будут приходить письма, когда кто-то комментирует вашу задачу или упоминает вас в статье или комментарии в конфлюенс. Обязательно настройте отдельную папку для таких писем и проверяйте её в первую очередь!

Делается это так же, как описано выше, но к стандартным правилам по отбору сообщений с определенных ящиков нужно добавить еще ряд условий:

Установить флажки От и Содержащие в тексте сообщения.

  • Задать в поле и содержащее в тексте сообщения необходимые ключевые слова, например, чтобы собрать комментарии из JIRA, напишите «прокомментировал» и нажмите кнопку Добавить. Слово перенесется в список поиска.
Читайте также:  Как настроить уведомления почты windows 10

    Нажать Далее.

Задать действия, выполняющиеся при получении сообщения с указанного адреса. Необходимо отметить флажком пункт Переместить их в папку .

  • В качестве назначенной папки указать Комментарии.
  • Нажать Далее.
  • На шаге «Имеются ли исключения из правила?» задаются исключения из задаваемого правила. Отметьте флажками те категории сообщений и условия, при которых письмо не будет попадать в папку Комментарии, даже если соответствует указанным ранее условиям.
  • Нажать Далее.
  • Завершение настройки правила. На последнем шаге задаются дополнительные параметры правила.
    • Укажите имя, под которым будет отображаться это правило в общем списке.
    • Установите флажки для действий, которые будут выполнены для создаваемого правила:
      • Выполнить это правило для сообщений, которые уже находятся в папке “Входящие”. Позволяет рассортировать уже полученные письма;
      • Включить правило — если этот флажок не установлен, то правило будет отображаться в списке правил, но работать не будет;
      • Создать правило для всех учетных записей.
  • Нажать Готово

Создание правила Упомянул

Для создания этого правила необходимо выполнить ту же последовательность действий, что и при создании правила “Прокомментировал”, только на шаге Какие сообщения следует отбирать? Необходимо установить флажок Содержащие в поле Тема и в качестве текста указать “Упомянул”. На шаге Завершение настройки укажите Имя правила «Упомянул».

Источник

Как фильтровать электронную почту в Outlook — Вокруг-Дом — 2021

Table of Contents:

Занятая электронная почта может скоро заполниться смесью срочных и важных или совершенно не относящихся к делу и тривиальных сообщений. Один из способов сортировать пшеницу электронной почты по списку — настроить правила, которые автоматически фильтруют сообщения в разные папки по мере их поступления в папку «Входящие». Outlook предлагает множество вариантов правил для фильтрации сообщений по ключевым словам, отправителю, теме, учетной записи или полю адреса. Одно из наиболее часто используемых правил фильтрации перенаправляет электронные письма от определенного человека или группы людей — скажем, вашего начальника, клиента или членов команды проекта — из папки «Входящие» в выделенную папку. Используйте функцию «Правила и оповещения» в Outlook 2013, чтобы автоматически фильтровать и упорядочивать свои электронные письма.

Установите сложные правила с несколькими условиями или исключениями для управления вашим email.credit: Microsoft Office

Перейдите на вкладку «Файл». Кредит: Microsoft Office

Нажмите вкладку «Файл» на ленте главного меню на любом экране Outlook.

Выберите «Управление правилами и оповещениями». Кредит: Microsoft Office

Нажмите кнопку «Управление правилами и оповещениями» на экране «Информация».

Нажмите «Новое правило». Кредит: Microsoft Office.

Нажмите кнопку «Новое правило» в диалоговом окне «Правила и предупреждения». Вы также можете изменить настройки для существующих правил из этого диалогового окна.

Выберите правило шаблона. Кредит: Microsoft Office

Выберите нужный шаблон правила из списка в разделе «Выберите шаблон» диалогового окна «Мастер правил». Outlook предлагает шаблоны правил, охватывающие многие задачи фильтрации электронной почты. Одно из наиболее широко используемых правил фильтрует сообщения от человека или группы людей в определенную папку. Выберите «Переместить сообщения от кого-либо в папку», а затем нажмите подчеркнутую ссылку «люди или открытая группа» на панели описания правил.

Выберите контакт. Кредит: Microsoft Office

Дважды щелкните каждый контакт в адресной книге Outlook, чтобы добавить его в поле «От». Нажмите кнопку «ОК».

Укажите папку. Кредит: Microsoft Office

Щелкните ссылку «указанная» папка в области описания правил в диалоговом окне «Мастер правил».

Выберите папку. Кредит: Microsoft Office

Нажмите, чтобы выбрать папку Outlook, которую вы хотите использовать для хранения сообщений, отфильтрованных по правилу. Панель «Выберите папку:» отображает все доступные папки Outlook. Нажмите кнопку «ОК».

Нажмите «Далее». Кредит: Microsoft Office

Проверьте настройки своего правила. Вы можете добавлять или удалять людей или изменять место назначения папки, щелкая эти ссылки на панели описания правил. Нажмите «Далее», когда будете готовы двигаться дальше.

Выберите правило условия. Кредит: Microsoft Office

Нажмите, чтобы выбрать любые другие условия, которые вы хотите включить в правило; Например, включение флажка «Только для меня» означает, что Outlook будет применять правило только к электронным письмам, отправленным только вам.

Выберите правило exceptions.credit: Microsoft Office

Выберите любые исключения из вашего правила; Например, выбор «за исключением случаев, когда отправлено только мне» означает, что Outlook не будет следовать правилу для писем, отправленных вам одному. Многие из исключений и условий включают настраиваемые действия. Например, если вы выберете исключение «за исключением случаев, когда в теме содержатся конкретные слова», нажмите подчеркнутую ссылку «конкретные слова» и выберите слова, которые нужно добавить в правило. Нажмите кнопку «Далее».

Добавить правило name.credit: Microsoft Office

Введите имя для правила в соответствующем поле. Нажмите, чтобы выбрать «Запустить это правило для сообщений, уже находящихся в папке« Входящие »», если вы хотите применить правило ко всем существующим сообщениям «Входящие». Нажмите кнопку «Готово», чтобы завершить настройку и выйти из мастера правил.

Применить изменения.кредит: Microsoft Office

Выберите «Применить», а затем «ОК», чтобы применить правило и выйти из диалогового окна «Правила и предупреждения».

Сортировка писем по папкам автоматически (правила для писем новичкам в Outlook 2016) (Апрель 2021).

  • Источник