Меню

Как настроить электронную отчетность в пфр

Порядок подключения к системе электронного документооборота ПФР

Оформление юридических документов

На текущий момент для юридического оформления перехода на отчетность в ПФР по ТКС есть два основных способа: при помощи электронного заявления по форме ЗПЭД и, заполнив Соглашения вместе с Заявлением, предоставить документы лично ПФР.

  1. В связи с принятием Постановления Правления ПФР №178п от 11.03.2020 меняется Порядок подключения к электронному документообороту с ПФР:
    • Необходимо отправить заявление по форме ЗПЭД.
    • После полученного положительного протокола на Заявление нужно направить Регистрационную информацию в ПФР с указанием номер соглашения: «б/н» и фиктивной датой соглашения.

Регистрационную информацию необходимо направлять, чтобы сертификат попал в программный комплекс БПИ (Бесконтактный прием информации)*

* Если отчетность только по СЗВ-ТД, рег. информацию направлять не нужно.

  • После отправки регистрационной информации можно отправлять любую отчётность/письма в ПФР.

При таком подключении Соглашение и Заявление предоставлять лично в территориальные Управления ПФР не требуется.

Регионы, которые уже работают по этой схеме:

03 (Республика Бурятия);

14 (Республика Саха — Якутия);

18 (Удмуртская республика);

20 (Чеченская Республика);

23 (Краснодарский край);

24 (Красноярский край);

27 (Хабаровский край);

32 (Брянская область);

34 (Волгоградская область);

35 (Вологодская область);

36 (Воронежская область);

43 (Кировская область);

45 (Курганская область);

50 (Московская область);

58 (Пензенская область);

59 (Пермский край);

60 (Псковская область);

62 (Рязанская область);

63 (Самарская область);

64 (Саратовская область);

67 (Смоленская область);

69 (Тверская область);

71 (081-. ) (Тульская область);

72 (Тюменская область);

86 (Ханты-Мансийский округ-Югра).

  1. Необходимо заполнить заявление и подписать соглашение с Управлением ПФР (УПФР) по месту регистрации в качестве страхователя (в некоторых регионах требуется также заключить дополнительное соглашение).

Пример общефедеральных документов для сдачи отчетности в Пенсионный фонд *:

* Документы и схема подключения в вашем регионе могут не совпадать с описанными выше. Шаблоны документов необходимо брать на сайте Пенсионного фонда в разделе регионального отделения.

Заявление заполняется в единственном экземпляре и передаётся в региональное Отделение ПФР (ОПФР). Соглашение составляется в двух экземплярах, подписывается уполномоченным лицом страхователя (на которого оформлен сертификат ЭЦП для представления отчётности в ПФР) и передаётся на подпись в УПФР по месту регистрации в качестве страхователя. Один экземпляр возвращается страхователю с подписью уполномоченного сотрудника УПФР.

Примечание: отчётность в органы ПФР по ТКС передаётся в зашифрованном виде за подписью сертификата ЭЦП, оформленного на сотрудника, имеющего право подписи отчётности в ПФР. Обычно это руководитель организации. Если же Соглашение с УПФР и Заявление были заполнены от имени главного бухгалтера (уполномоченного сотрудника), необходимо, чтобы сертификат ЭЦП также был оформлен на этого уполномоченного сотрудника, действующего на основании доверенности. Данную доверенность необходимо обязательно приложить к Соглашению, в доверенности указать ФИО и должность уполномоченного сотрудника.

Особенности для страхователей 01 региона

Для отчётности в вашем регионе необходимо заключить трехстороннее соглашение между страхователем, ПФР и компанией СКБ Контур.

Чтобы перейти на электронный документооборот, выполните следующие действия:

  1. Скачайте бланк соглашения.
  2. Обратитесь за подписью на соглашении в сервисный центр, где приобретали Контур.Экстерн. Если такой возможности нет, перед визитом в УПФР подойдите в отделение ООО «Паскаль», которое расположено рядом с Управлением ПФР (г. Майкоп, ул. Пионерская, 374, оф. 52).
  3. Заполните и подпишите в ПФР заявление о передаче документов в электронном виде.
  4. Предоставьте в Управление ПФР весь пакет документов.

Особенности для страхователей 02

Чтобы перейти на электронный документооборот с ПФР:

  • страхователям, которые сдают отчетность за себя, соглашение и заявление заключать не нужно. Номер и дату соглашения в Экстерне можно поставить любые;
  • уполномоченным представителям, которые работают по доверенности, необходимы: заявление на подключение к электронному документообороту ОПФР, соглашение, доверенность.

Особенности для страхователей 24 региона

С 01.05.2019 не требуется лично предоставлять в ПФР соглашения и заявление (см. письмо).

Достаточно направить по ТКС регистрационную информацию в ПФР, в которой поля номер и дата соглашения можно оставить пустыми, они не обязательные.

Особенности для страхователей 26 региона

Для первичного подключения к документообороту с ПФР страхователям Ставропольского края нужно:

  1. Скачать и заполнить форму Соглашения в 2х экземплярах.
  2. Заполнить и подписать в ПФР заявление о передаче документов в электронном виде.
  3. Предоставить в Управление ПФР весь пакет документов.
  4. Если соглашение уже заключено, перезаключать его не нужно.

Особенности для страхователей 53 региона

Чтобы перейти на ЭДО с ПФР, выполните 4 шага:

  1. На сайте ПФР скачайте и заполните соглашение. Переименуйте файл в «Соглашение. Регистрационный номер организации в ПФР», например: «Соглашение. 000-000-000000». Формат файла — MSOfficeWord, расширение «.doc».
  2. Укажите фиктивные данные по соглашению с ПФР, например, «регистрационный номер: 000-000-000000, номер соглашения: 0000, дата соглашения: 01.01.2015» и отправьте регистрационную информацию.
  3. Отправьте сформированный в п. 1 файл письмом в ПФР.
  4. Отделение ПФР, получив соглашение, регистрирует его и направляет страхователю тот же файл, подписанный электронной подписью, указывая в приложении номер и дату соглашения. Отредактируйте реквизиты организации, внеся полученные номер и дату соглашения.
Читайте также:  Как настроить чат в обс для wasd

Особенности для страхователей 55 региона

Чтобы перейти на электронный документооборот с ПФР, выполните следующие шаги:

  1. Подпишите заявление, отсканируйте его и отправьте через сервис «Письма» в УПФР, в котором вы зарегистрированы. Чтобы отправить письмо, в регистрационных данных в поле «Номер соглашения» поставьте «б/н», в поле «Дата соглашения» — текущую дату.
  2. По истечении рабочих суток обратитесь в УПФР и сообщите, что передали свою электронную подпись и скан-копию заявления по ТКС.
  3. Сотрудник ПФР проверит получение электронной подписи и заявления, проставит признак наличия заявления.
  4. Вы можете начать отчитываться в ПФР. Не забудьте изменить регистрационные данные на данные из заявления, которые присвоили в ПФР.
  5. Если сотрудник ПФР сообщит, что не получил электронную подпись и письмо, обратитесь в техподдержку СКБ Контур.
  1. Соглашение с ПФР в Омской области не заключается, документооборот ведется на основании заявления.
  2. Страхователю желательно отвезти оригинал заявления в ПФР.

Особенности для страхователей 66 региона

Для первичного подключения к документообороту с ПФР страхователям Свердловской области нужно:

  1. Скачать и заполнить форму Соглашения (Распечатывать только само соглашение без приложений в 2х экземплярах).
  2. Заполнить и подписать в ПФР заявление о передаче документов в электронном виде.
  3. Предоставить в Управление ПФР весь пакет документов.
  4. Если соглашение уже заключено, перезаключать его не нужно.

Особенности для страхователей 78 и 47 регионов

Регистрация новых организаций осуществляется по новой схеме.

Особенности перехода ИП с двух рег.номеров на один

До 2017 года ИП получали два регистрационных номера, если они отчитывались за себя и за застрахованное лицо. С 2017 года ИП присваивают один регистрационный номер.

С 03.05.2018 для ИП с двумя регистрационными номерами процесс перехода следующий:

  • нужно заполнить новое заявление о подключении к электронному документообороту, указать в нем регистрационный номер самого ИП;
  • предоставить заявление в свой УПФР (в двух экземплярах);
  • заполнить регистрационную информацию в системе и отправить в УПФР.

Источник

Отчетность через Интернет

Предлагаем страхователям воспользоваться возможностями телекоммуникационных каналов связи для представления формализованной отчетности в ПФР и обмена любыми неформализованными письмами в виде прикрепленных файлов, подписанных квалифицированной электронной подписью.

Включение организации в систему электронного документооборота ПФР (СЭД ПФР) позволит:

  • Сократить время на сдачу отчетности.
  • Получить по электронной почте протокол проверки (в случае наличия ошибок в переданных файлах).
  • Получить подтверждение юридически значимого факта своевременной сдачи отчетности в ПФ.
  • Исключить представление отчетности в бумажном виде.

Для того, чтобы стать участником электронного документооборота с ПФР, необходимо:

  • Иметь почтовый ящик с Интернет-адресом.
  • Заключить соглашение (договор) между страхователем и организацией, предоставляющей услуги удостоверяющего центра ЭП и поставляющей соответствующее программное обеспечение (на платной основе).
  • Заключить Соглашение с Отделением ПФР об обмене электронными документами в системе электронного документооборота ПФР по телекоммуникационным каналам связи. Включение в систему ЭДО ПФР проводится на безвозмездной основе (бесплатно).
  • Провести тестирование с ПФР.

Порядок заключения Соглашения между страхователем и ПФР:

  • Страхователь заключает соглашение (договор) с организацией, предоставляющей услуги удостоверяющего центра ЭП и поставляющей соответствующее программное обеспечение (на платной основе).
  • Страхователь готовит файл текста Соглашения с ПФР в электронном виде, воспользовавшись предложенным ниже бланком, при этом заполняются реквизиты своей организации. Наименование файла: «Соглашение. Регистрационный номер организации в ПФР», например: Соглашение. 063-005-000111 Формат файла – MSOfficeWord, расширение .doc.
  • Используя программное обеспечение, предоставленное организацией – удостоверяющим центром направляет файл Соглашения в виде первой (тестовой) посылки, подписанной ЭП. Отправка осуществляется в виде прикрепленного неформализованного документа. При настройке программного обеспечения, в качестве реквизита номера соглашения с ПФР указывается условный номер, например 0000.
  • Отделение ПФР, получив файл Соглашения регистрирует его и направляет страхователю тот же файл, подписанный электронной подписью должностного лица, в приложении указывается номер и дата Соглашения.

Получение страхователем от ПФР подписанного ЭП файла Соглашения означает, что система обмена информацией прошла успешную проверку, готова к обмену данными, подлинность сертификата ключа ЭП установлена.

Читайте также:  Как настроить точку доступа для андроид мегафон

Представление отчетности через уполномоченных представителей:

Для страхователей с малой численностью работающих и использующих услуги налоговых агентов для представления отчетности в ИФНС появилась возможность представления отчетности в ПФР через уполномоченных представителей. Взаимодействие страхователей, уполномоченных представителей и ПФР изложено во Временном порядке по привлечению уполномоченных представителей страхователей для представления отчетности в территориальные органы ПФР Новгородской области по электронным каналам связи с ЭЦП. Уполномоченные представители представляют в ПФР Список обслуживаемых страхователей.

Для реализации страхователями права осуществлять обмен электронными документами в системе электронного документооборота ПФР по телекоммуникационным каналам связи используется усиленная квалифицированная электронная подпись. Список аккредитованных удостоверяющих центров размещен на сайте Минкомсвязи России.

Шаблоны основных документов СЭД ПФР:

Источник



Система электронного документооборота ПФР

«Электронный документооборот является прогрессивной и перспективной системой передачи данных:

— Система обеспечивает высокую достоверность и надежность учета и контроля потока документов, гарантированное соблюдение конфиденциальности передаваемой информации;

— Система позволяет направлять отчетность с рабочего места страхователя в любой день, в любое время суток;

— Система позволяет оперативно исправлять ошибки, обнаруженные органами ПФР в представленных документах, с рабочего места страхователя неоднократно за один день;

— Для бухгалтера отпадает необходимость посещения территориального органа ПФР;

— При отправке отчетности страхователь получает электронную информацию о результатах приема отчетности;

— Открывается возможность создания на предприятии электронных архивов всего документооборота с территориальным органом ПФР.

1 . Что необходимо для представления отчетности в Управление ПФР в электронном виде с электронной подписью (далее ЭП):

— программное обеспечение для создания отчетов в установленных форматах;

— криптографическое программное обеспечение с реализацией необходимых функций ЭП и шифрования (выработка криптографических ключей, подписание и проверка ЭП на уровне файла, шифрование данных). Данные функции реализуются программным обеспечением, относящимся к категории средств криптографической защиты информации (далее — СКЗИ), и которое при использовании в системе электронного документооборота (далее — СЭД) ПФР должно иметь сертификат ФСБ;

— услуги удостоверяющего центра по созданию и поддержке сертификатов ключей ЭП в СЭД ПФР;

— проведение организационных мер: назначение ответственного лица за организацию использования СКЗИ, оборудование и защита от несанкционированного доступа рабочего места, магнитных носителей криптографических ключей, архивов электронных документов;

В этих целях потребуется:

* Обратиться в удостоверяющий центр, выбрать необходимый Вам пакет услуг, получить форму заявки (на изготовление сертификата ключа подписи руководителю), иную документацию.

* Обратиться в районное Управление ПФР (либо направить средствами почтовой связи, в рамках неформализованного ЭДО, через оператора связи) с оформленным «Заявлением на подключение страхователя к электронному документообороту ПФР (при необходимости с «Уведомлением о предоставлении полномочий представителя»).

* По готовности к началу работы осуществить тестовый обмен сообщениями с Управлением ПФР.

  1. Особенности электронного документооборота в ПФР.

— Сведения индивидуального (персонифицированного) учета, представляемые в Управление ПФР, относятся к категории персональных данных. Их подготовка, пересылка и обработка осуществляется в соответствии с действующим законодательством о защите персональных данных.

— Для представления отчета в Управление ПФР требуется одна ЭП — руководителя организации.

— В соответствии с требованиями федерального закона «Об электронной подписи» от 06.04.2011 № 63-ФЗ использование ЭП лицом, не являющимся её владельцем, недопустимо. Такие действия влекут утрату юридического значения подписанного документа, перевод криптографических ключей в разряд скомпрометированных и отзыв соответствующего сертификата.

Источник

Что такое соглашение об электронном документообороте с ПФР, бланк и образец заявления на подключение

Организации и индивидуальные предприниматели в процессе своей хозяйственной деятельности регулярно взаимодействуют с различными государственными органами. Это в полной мере относится к работе с Пенсионным фондом России (ПФР). Объем взаимодействия в данном случае напрямую зависит от количества занятых сотрудников.

Ранее все необходимые отчеты и документы подавались в ПФР в бумажном виде с практически обязательным посещением отделения внебюджетного фонда сотрудниками бухгалтерии. Однако на сегодняшний день такая необходимость практически отпала, поскольку существует возможность наладить электронный документооборот между организацией и Пенсионным фондом, что крайне удобно как для работников бухгалтерии, так и для сотрудников самого ПФР.

Бесплатно по России

В статье расскажем, что такое соглашение об электронном документообороте с ПФР, как выглядит бланк документа и как можно оформить его.

Общая информация

Установлено, что все предприятия, которые имеют в штате наемных сотрудников, а также работают с физическими лицами на основании гражданско-правовых договоров, обязаны предоставлять в 2020 году следующие виды отчетности:

Читайте также:  Как настроить сервер в валорант

При этом взаимодействие с ПФР не ограничивается лишь подачей вышеуказанных форм.

Чтобы снизить нагрузку на организации и упростить порядок отчетности, Пенсионный фонд России предлагает перейти на электронную сдачу отчетности.

Для осуществления перехода необходимо подать соответствующие документы в адрес ПФР. Среди них следует выделить соглашение об электронном документообороте. Оно представляет собой юридически значимый документ, который определяет технические условия обмена электронными документами, права и обязанности сторон, а также устанавливает ответственность за ненадлежащее исполнения этих обязанностей.

Данный документ является обязательным для подписания любым лицом, которое планирует осуществлять обмен электронными документами с Пенсионным фондом России в процессе своей хозяйственной деятельности.

Как оформить соглашение

Порядок подключения к дистанционному документообороту устанавливается в соответствии с регламентом.

Так, в первую очередь, направляется заявление о подключении к электронному документообороту. Его форму можно скачать на сайте Пенсионного фонда.

В заявление необходимо внести следующие сведения:

  • наименование органа, куда подается заявление;
  • дату, с которой планируется подключение к системе электронного документооборота;
  • наименование, ИНН, КПП страхователя, а также его номер в системе;
  • информацию о банке, в котором у страхователя открыт расчетный счет;
  • среднесписочную численность сотрудников.

В специальном поле указывается информация об удостоверяющем центре, посредством обеспечения которого и будет осуществляться документооборот:

  • наименование центра;
  • юридический адрес;
  • наименование средства криптозащиты информации (данные сведения можно получить у сотрудников удостоверяющего центра).

Заявление удостоверяется подписью руководителя и печатью страхователя, после чего подается в Пенсионный фонд в трех экземплярах.

Кроме этого, необходимо заполнить и само соглашение. В нем в обязательном порядке прописывается дата и место его заключения. Кроме этого, указывается наименование органа фонда и организации, которая планирует вести электронный документооборот с внебюджетным фондом.

Соглашение представляет собой текстовый документ, каждая страница которого подписывается его сторонами. Раздел «Юридические адреса и реквизиты сторон» требует внимательности при его заполнении.

Так, страхователь вносит следующие сведения о себе:

  • наименование;
  • адрес;
  • телефон (факс при наличии);
  • наименование банка обслуживания;
  • расчетный счет в банке обслуживания;
  • регистрационный номер;
  • ИНН/КПП.

После этого соглашение подписывается руководителем организации или уполномоченным на то лицом. Подпись заверяется печатью.

Соглашение составляется в двух экземплярах, по одному для каждой из его сторон.

После направления бумаг следует ожидать подписания их со стороны Пенсионного фонда.

Пенсионный фонд вправе оставить заявление без удовлетворения в случае наличия ошибок в подаваемых документах или если договор заключен с удостоверяющим центром, у которого отсутствует аккредитация.

Как только организация получила подписанный представителем ПФР экземпляр соглашения можно начинать настройку программного обеспечения для осуществления документооборота.

Если организация решила сменить удостоверяющий центр, то об этом необходимо проинформировать внебюджетный фонд, который предложит перезаключить соответствующее соглашение.

Образец заявление в ПФР о подключении к электронному документообороту:

Как отправлять отчеты после подписания документов

После оформления необходимых документов организации вправе подавать отчеты. Для этого используются специальные инструменты и системы удостоверяющих центров.

Так, отчетность подается за подписью сертификата ЭЦП. Как правило, электронную подпись проставляет руководитель организации. Однако соответствующее право может быть предоставлено и главному бухгалтеру, на которого должен быть оформлен сертификат ЭЦП. Кроме этого, если отчетность будет подписана не руководителем, а сотрудником, то к соглашению между ПФР и организацией в обязательном порядке должна быть приложена доверенность.

Удостоверяющих центров довольно много и организация вправе выбрать любой из них, который имеет соответствующую аккредитацию. Среди них особо следует выделить систему СБИС, предпочтение которой отдали десятки тысяч пользователей.

При помощи системы СБИС организации могут формировать и подавать документы электронной отчетности в любые государственные органы, в том числе и в Пенсионный фонд.

В данной системе реализованы следующие возможности:

  • подача отчетов по установленным формам;
  • оформление пенсии сотрудникам;
  • отправка писем в ПФР;
  • сверка данных с ПФР.

Интересное видео

Важная информация об электронном документообороте в видео:

Заключение

Чтобы оптимизировать процедуру сдачи отчетности и иных документов в Пенсионный фонд, на практике активно применяется ЭДО между ПФР и организациями.

Для получения возможности отправки электронных документов юридическому лицу или предпринимателю необходимо подать заявление и заключить соглашение с внебюджетным фондом. Только после этого станет возможен дистанционный документооборот, осуществляемый посредством соответствующих систем телекоммуникационной связи.

Источник