Меню

Как настроить замещение в directum

Настройка Directum RX 3.3 при самостоятельном внедрении

Опубликовано:
29 мая 2020 в 16:07

Всем добрый день! Я, как менеджер по сопровождению текущих клиентов компании Directum, уже не раз принимала участие в самостоятельном внедрении системы Directum RX у новых клиентов.

У каждой компании есть свои бизнес-процессы, которые они хотят автоматизировать и оцифровать с помощью СЭД. Но даже самые легкие на первый взгляд задачи могут растянуть процесс внедрения. Правильно настроить систему, знать ее возможности, разбираться в справке – вот, что должен уметь хороший администратор Directum RX.

В статье я хочу помочь новичкам (и не только) разобраться в самостоятельной настройке системы Directum RX версии 3.3, основываясь на опыте внедрения наших клиентов и проектов компании Directum.

Для начала необходимо наметить для себя план настройки. Разделим его на два блока.

  1. Наши организации.
  2. Подразделения.
  3. Должности.
  4. Сотрудники.
  5. Предопределенные роли/создание ролей.
  6. Помощники руководителей.
  7. Права доступа на объекты системы.
  1. Настройки документов. Создание видов документов, категорий договоров, прав подписи для сотрудников, у которых есть полномочия на подписание документов, а также настройка шаблонов и типов связей документов.
  2. Регистрация и нумерация. Создание групп, журналов и настроек регистрации, способов доставки корреспонденции.
  3. Номенклатура дел. Создание дел в соответствии с действующей в компании номенклатурой дел. Определение сроков хранения дел.
  4. Настройки согласования. Создание правил и этапов согласования для обработки документов согласно регламенту компании.
  5. Приложения-обработчики. Добавление приложений для создания, просмотра и редактирования содержимого электронных документов системы.

Настройка орг.структуры

Наши организации

Справочник Наши организации предназначен для ведения перечня юридических лиц, филиалов и представительств, в лице которых действует ваша компания.

В модуле Компания в разделе Организационная структура необходимо выбрать Создать нашу организацию и заполнить необходимые поля в открытой карточке.

Подразделения

Подразделения организации представляют собой структурные части компании, которые осуществляют свою деятельность в рамках нашей организации. Подразделения могут быть как привязаны к нашим организациям, так и быть обособленными.

В этом же модуле и разделе вы создаете новые подразделения и заполняете поля карточек.

Должности

Справочник предназначен для составления перечня всех должностей сотрудников наших организаций. В карточке каждого сотрудника можно указать занимаемую им должность.

В модуле Компания в справочнике Должности нажмите на кнопку и в выпадающем списке выберите пункт Должность. Заполните поле *Наименование должности в карточке:

Сотрудники

Справочник предназначен для хранения сведений о сотрудниках наших организаций. Для сотрудников, которые будут работать в системе, указываются учетные записи.

Каждой записи справочника Сотрудники должна соответствовать запись справочника Персоны.

В этом же модуле в разделе Персонал вы создаете новых сотрудников, с указанием персоны и учетной записи.

Хочу отметить, что одну лицензию в системе занимает связка Сотрудник-Учетная запись.

Если необходимо, чтобы сотруднику приходили уведомления о просроченных, новых заданиях на эл.почту, то необходимо поставить соответствующий флажок.

На период внедрения мы рекомендуем оставлять флаг всем пользователям, чтобы они учились с самого начала оперативно реагировать на новые задания в Directum RX.

Предопределенные роли/создание ролей

Роли предназначены для группировки сотрудников компании по функциональным обязанностям. Используйте роли, чтобы выдать права доступа сотрудникам, список которых может измениться. Например, если нескольким сотрудникам из разных подразделений необходимо выдавать права на документы или указывать их исполнителями заданий.

В системе по умолчанию существуют предопределенные роли. Подробнее о них по ссылке.

На обложке модуля Компания в разделе Связанная информация выберите пункт Роли.

Тут уже будут занесены предопределенные роли, и если вам необходимо создать новую, то создаем ее по старой схеме, нажав на . Есть перечень системных ролей, которые рекомендуется заполнить при первичной настройке: Администратор, Менеджер системы, Отв. за контрагента, Пользователь с правами на удаление документов.

Помощники руководителей

Справочник предназначен для настройки сведений о помощниках руководителей, например, секретарей, которым поручено выполнять часть работ в системе за руководителя. Например, выдавать поручения, обрабатывать резолюцию, печатать документы для подписания в бумажном виде.

Помощники руководителей будут автоматически определяться в системе для выполнения следующих работ:

  • создание поручений по вынесенной руководителем резолюции;
  • подготовка проекта резолюции для утверждения руководителем;
  • печать согласованных документов и передача их бумажных экземпляров на подпись.

Возвращаемся в модуль Компания в раздел Персонал и выбираем соответствующий справочник, где создаем помощника для руководителя.

Права доступа

От типа прав доступа зависит, какие действия может выполнять сотрудник с документом. По умолчанию при создании документа у автора есть полные права доступа к документу. Права доступа можно назначать для сотрудников, подразделений, наших организаций, ролей и групп.

Чтобы настроить права доступа, например, для роли:

  1. В карточке роли на панели действий нажмите на кнопку Разрешения.

  1. На открывшейся панели Управление разрешениями проверьте существующие права доступа. Если необходимо добавить новые права, нажмите на кнопку Добавить тип объекта.
  1. В строке поиска введите фрагмент наименования типа объекта, на который нужно назначить права. Например, Вид документа, Группы регистрации. Выберите нужную запись, и тип объекта добавится на панель. По умолчанию выдаются права на просмотр.
  1. Чтобы изменить права, нажмите на название текущего типа прав, например, Просмотр, и в выпадающем списке выберите нужный тип.
Читайте также:  Как настроить автоматическое выключение планшета

Настройка документооборота

Настройка документов

Для работы сотрудников с электронными документами необходимо задать настройки в модуле Документооборот:

1. Создайте виды документов. По видам документов определяется классификация и порядок обработки документов в системе. Для дополнительной классификации видов договорных документов создайте категории договоров.

2. Настройте право подписи документов для сотрудников, у которых есть полномочия на подписание документов.

3. Настройте правила для автоматического назначения прав доступа на документы. Это позволит упростить настройку прав при работе сотрудников с документами: при создании документов не нужно вручную выдавать права на документы.

4. Чтобы сотрудники могли создавать документы, например, заявления или приказы, которые должны соответствовать регламенту, создайте шаблоны документов. К шаблонам документов относятся, например, бланки официальных документов.

5. При необходимости добавьте:

  • типысвязей, с помощью которых документы можно будет связывать между собой. Связанные документы группируются по типу связи в карточке документа на закладке «Связи»;
  • валюты, которые указываются в карточках договорных и финансово-хозяйственных документов, используются в настройке схем правил согласования.

Регистрация и нумерация

Согласно регламенту организации документы могут подлежать регистрации или нумерации, в зависимости от их вида. При регистрации или нумерации документам присваивается определенный номер.

Нумерация документов позволяет вести удобный учет, однозначно идентифицировать документы. Нумерации подлежат виды документов, которые не регистрируются согласно регламенту, но должны иметь идентификационный номер. К таким видам документов относятся, например, акты к договорам и дополнительные соглашения.

Чтобы настроить нумерацию документов, создайте:

1. Виды документов, которые будут подлежать нумерации. Например, Акт к договору, Дополнительное соглашение.

2. Журналы регистрации, в которых не указана группа регистрации. Это необходимо, чтобы все сотрудники смогли присваивать номера документам. В журналах задайте формат номера для документов.

3. Настройки регистрации с типом Нумерация.

Регистрация документов позволяет подтвердить факт создания, отправки или получения документа. Регистрации подлежат виды документов, требующие учета, исполнения или использования в справочных целях. К таким видам документов относятся, например, входящие и исходящие письма, приказы, договоры.

Чтобы настроить регистрацию документов, создайте:

1. Виды документов, которые будут подлежать регистрации. Например, Исходящее письмо, Приказ.

2. Группы регистрации, сотрудники которых будут регистрировать документы.

3. Журналы регистрации, по которым будет определяться формат регистрационного номера и в которых будут регистрироваться документы.

4. Настройки регистрации с типом Регистрация, по которым для документа будет автоматически подбираться журнал регистрации в соответствии с реквизитами документа.

Номенклатура дел

Номенклатура дел предназначена для определения:

  • перечня дел, в которые будут помещаться документы;
  • сроков хранения дел;
  • подразделений, в которых ведутся дела;
  • групп регистрации, участники которых будут помещать документы в дела.

Создать запись в справочнике Номенклатура дел может администратор и ответственный за группу регистрации.

В модуле «Документооборот» в справочнике Номенклатура дел нажмите на кнопку и в выпадающем списке выберите пункт Номенклатура дел.

Заполните поля в карточке:

Настройка согласования

Как правило, в каждой организации согласно регламенту предусматривается свой порядок обработки разных видов документов. Например, обработка исходящих документов может включать этапы: создание документа, согласование, печать, подписание, регистрация и отправка документа контрагентам.

Для автоматизации согласования документов задайте настройки:

1. Создайте правила согласования для настройки процесса обработки документов, требующих согласования по определенному регламенту, принятому в компании;

Важно. Создание правил согласования доступно только для тех видов документов, для которых разрешена отправка на согласование по регламенту: в карточке вида документа в поле Действия по отправке указано значение Согласование по регламенту.

Правила создаются и хранятся в справочнике Правила согласования, который находится в модуле «Документооборот». Карточка правила представляет собой список критериев, по которым определяется правило для согласования документа, и схему с этапами согласования документа.

В системе создаются и настраиваются правила согласования:

Совет. Если в наших организациях разные регламенты, то создайте свои правила согласования для каждой нашей организации и ее подразделений.

2. Для каждого правила настройте схему и укажите в ней последовательность этапов согласования документов.

Электронный обмен документами с контрагентами

Обмен электронными юридически значимыми документами между организациями (ЮЗЭДО) выполняется с помощью специального сервиса юридически значимого документооборота (сервисов обмена), например, Synerdocs, Диадок.

Для начала электронного обмена необходимо настроить абонентский ящик нашей организации и загрузить сертификат квалифицированной электронной подписи.

На обложке модуля Контрагенты есть раздел Электронный обмен, который позволит вам настроить ЮЗЭДО.

Чтобы начать обмениваться электронными документами с контрагентом:

1. Проверьте возможность обмена через сервисы, для которых настроены абонентские ящики наших организаций.

2. Если обмен доступен, отправьте контрагенту приглашение из его карточки на закладке Эл. обмен. Для быстрого приглашения контрагента по ИНН используйте действие на обложке модуля Контрагенты.

Читайте также:  Как настроить привод doorhan

3. Примите приглашение, поступившее от контрагента в задании на рассмотрение приглашения от контрагента или в карточке организации, персоны или банка на закладке Эл. обмен.

Приложения-обработчики

Приложения-обработчики предназначены для создания, просмотра и редактирования содержимого электронных документов системы.

Чтобы добавить приложение-обработчик:

1. На обложке модуля Документооборот в группе Настройки приложений-обработчиков выберите пункт Приложения-обработчики.

2. В открывшемся списке нажмите на кнопку и в выпадающем списке выберите пункт Приложение-обработчик. Заполните поля в карточке.

Итак, мы настроили систему для быстрого старта. Теперь можно протестировать процессы и вводить Directum RX в тестовую, а потом и опытно-промышленную эксплуатацию.

Хочу отметить, что система передается с преднастроенными данными, т.е. будут настроены и виды, и правила согласования, и шаблоны. Вы можете скорректировать их под себя, а те данные, что не будут использоваться, закрыть или удалить.

Надеюсь, данная статья была для вас полезна. Администраторам рекомендую себе в закладки добавить раздел по администрированию в справке. Также у нас есть ролик про настройку орг.структуры, который тоже может вам помочь.

Если остались вопросы – пишите их в комментариях.

Источник

Пользовательская настройка замещений

Опубликовано:
11 января 2017 в 10:58

Задача

Эффективность и качество управленческой деятельности зависит от скорости информационных потоков. Даже незначительное по длительности отсутствие того или иного сотрудника не редко приводит к замедлению или остановке ключевых бизнес-процессов, что в свою очередь увеличивает вероятность возникновения значительных убытков и потерь в бизнесе. В ECM-системах для минимизации подобных рисков используется механизм замещения пользователей.

Как правило, в системе DIRECTUM настройку замещения пользователей осуществляет администратор системы. Когда в организации работает небольшое количество человек, то настройка замещений не требует больших трудозатрат администратора. Однако при расширении бизнеса и увеличении штата сотрудников администрирование замещений существенно усложняется. Для упрощения процесса настройки замещений пользователей разработано техническое решение «Пользовательская настройка замещений».

Описание решения

Настройка пользовательского замещения.

Создание и настройка замещений осуществляется в справочнике «Пользовательские замещения»:

При открытии в справочник «Пользовательские замещения» загружаются данные из системного справочника «Замещение пользователей», при этом встроенный фильтр оставляет видимыми только те записи, в которых текущий пользователь указан как Замещающий или как Замещаемый.

Для настройки нового замещения рядовой пользователь создает запись справочника «Пользовательские замещения», в которой указывает кто будет замещать его или для кого он сам должен стать заместителем, срок действия замещения, если это требуется.

Для того, чтобы замещение было успешно настроено, оно должно пройти согласование в системе. По умолчанию замещение согласует сотрудник, выступающий замещаемым, но при необходимости вместо него можно указать его прямого руководителя.

Согласование пользовательского замещения

После сохранения записи справочника «Пользовательские замещения» система автоматически формирует задачу по согласованию замещения задачи по ТМ «Настройка и отзыв замещения».

После старта задачи формируется задание для Согласующего на согласование пользовательского замещения:

При положительном результате согласования система автоматически настраивает замещение с указанными ранее параметрами. После этого Замещающему и Замещаемому отправляются уведомления об успешной настройке замещения.

При отрицательном результате согласования Замещающий и Замещаемый получают уведомления об отклонении заявки на замещение.

Отзыв пользовательского замещения.

Для отзыва замещения пользователь нажимает кнопку «Отозвать» в карточке справочника «Пользовательские замещения». При этом система автоматически снимает настроенное ранее замещение и отправляет соответствующие уведомления Замещающему и Замещаемому.

Контроль процесса настройки замещения.

Пользователь может отслеживать состояние замещения по полю «Статус». Статус замещения изменяется автоматически, как по ходу ТМ, так и в зависимости от указанных сроков замещения.

Результаты применения решения

Использование технического решения «Пользовательская настройка замещения» позволяет:

  • снизить трудозатраты администрирования справочника «Замещение пользователей» за счет автоматизации создания и изменения его записей;
  • повысить исполнительскую дисциплину и соответственно снизить финансовые, материальные и трудовые потери бизнеса за счет своевременной настройки замещения;
  • сотрудникам самостоятельно осуществлять контроль создания и отзыва любого числа замещений, основанных на положении сотрудников в административной системе управления предприятием.

Источник

Еще раз о замещении

Опубликовано:
28 апреля 2010 в 15:19

Один из самых часто задаваемых вопросов на предприятии в процессе внедрения DIRECTUM – «Кто будет выполнять мои задания, если я заболею/уеду в отпуск/уеду в командировку?». Пугающую неизвестность можно развеять сразу же, рассказав про механизм замещения в системе DIRECTUM. В этом материале я напомню, что такое замещение, и расскажу о некоторых особенностях работы замещающих и замещаемых пользователей.

Настройка замещения пользователей осуществляется в справочнике «Замещение пользователей» и позволяет замещающему со своего рабочего места и от своего имени работать с документами, папками, задачами и заданиями замещаемого. Чаще всего замещения настраиваются администратором системы.

Задание администратору на создание замещения может формироваться в рамках типового маршрута по согласованию командировки или заявления на отпуск, после того, как документ утвержден руководителем.

Читайте также:  Сбросилось время как настроить

Кроме этого, в системе может существовать отдельный самостоятельный маршрут по настройке замещения:

  • руководитель подразделения запускает задачу на настройку замещения;
  • администратор получает задание и настраивает замещение.

Возможен и третий вариант, когда замещение в системе настраивается автоматически, в результате выполнения сценария. При запуске сценария инициатор указывает, кто, кого и на какой срок должен заменять в системе.

При необходимости, можно ограничить доступ к запуску сценария и использованию маршрута, чтобы обращаться к нему могли, например, только сотрудники, входящие в группу «Руководители отделов». В системе DIRECTUM выделяют следующие типы замещения:

  • «Ассистент». Этот тип замещения используется, если один сотрудник курирует другого сотрудника, но не выполняет его обязанности. Например, руководитель замещает своих подчиненных. В этом случае замещающий получает права на папки, документы, задачи и задания замещаемого и может найти их с помощью поиска;
  • «Полное». Этот тип замещения используется, если один сотрудник временно исполняет обязанности другого сотрудника. В этом случае в папках «Входящие» и «Исходящие» замещающего отображаются ссылки на папки «Входящие» и «Исходящие» замещаемого.

Важно помнить, что действие прав, наследуемых при замещении, распространяется только на документы, папки, задачи и задания. Права на компоненты при замещении не передаются! Если замещающему, например, нужны права на какой-либо справочник, то их надо назначать отдельно.

Однако бывают ситуации, когда даже задачу или документ необходимо скрыть от замещающего. Например, специалисту финансового отдела нужно отправить на согласование руководителю конфиденциальный документ. Руководителя в системе замещает секретарь, но к этому документу доступа у секретаря быть не должно. Реализовать подобную ситуацию можно при помощи шифрования. Перед отправлением специалист финансового отдела должен зашифровать сам документ и задачу, в которой он будет отправлен. В этом случае, если секретарю явно не назначены права на задачу и документ, то он вообще их не увидит.

Источник



Как настроить замещение в directum

Управление доступом к системе DIRECTUM

Ручная настройка замещения

Под ручной настройкой замещения подразумевается ручное создание записи в справочнике Замещение пользователей .

Ручную настройку рекомендуется использовать при настройке замещений для отдельно-взятых пользователей, например, для пользователей, находящихся в отпуске.

Для того чтобы вручную настроить замещение, выполните следующие действия:

1. откройте справочник Замещение пользователей;

2. создайте новую запись и заполните обязательные поля;

3. если замещение настраивается на определенный срок, например, на время отпуска сотрудника, то укажите дату начала и дату окончания действия замещения в полях Дата начала и Дата окончания соответственно;

4. сохраните запись.

В результате в указанный срок у замещающего пользователя появятся те же права на папки, документы и задачи, задания, уведомления, что и у замещаемого пользователя.

Источник

Автоматическая настройка замещения пользователей

В процессе развития документооборота в организации (ФГБОУ ВО «Югорский государственный университет») очень часто пользователи обращались к администраторам с просьбой добавить замещения (автоматизированных пользователей более 300). Особенно часто возникали проблемы с отпусками и командировками – пользователи не оставляли заместителей, соответственно задачи не исполнялись.

Описание и возможности решения

Решение позволяет автоматизировать процесс настройки замещений пользователей с учетом интеграции Галактика-ERP, а также добавления новых пользователей в СЭД DIRECTUM (задания отправляются за 5 дней до отпуска/командировки).

Состав решения

  1. Справочник по управлению отпусками и командировками работников (используется в большинстве типовых маршрутов);
  2. Сценарий обновления справочника по управлению отпусками и командировками работников из Галактика-ERP;
  3. Сценарий вычисления отпусков и командировок сотрудников в Галактика-ERP с последующей отправкой задач на создание замещений в СЭД DIRECTUM с использованием справочника исключений (справочника по управлению отпусками и командировками работников);
  4. Типовой маршрут согласования замещений;
  5. Механизм автоматического создания пользователей с запросом данных о пользователях из Галактика-ERP.

Порядок формирования задач на выбор замещающих:

  1. Для вычисления отпусков и командировок сотрудников выполняется SQL-запрос к Галактика-ERP из СЭД DIRECTUM.
  2. На стороне СЭД DIRECTUM формируются и отправляются задачи по типовому маршруту на согласование замещений.
  3. Работник выбирает своего заместителя в списке работников, если нужного работника нет – формирует запрос на создание пользователя.
  4. Отправка задачи на согласование замещения:
  • если работник есть в СЭД – отправляется задание на согласование замещения;
  • если работника нет в СЭД – отправляется задание для администратора на создание пользователя, после генерации пользователя происходит отправка задания на согласование замещения.
  1. Настройка замещения.

Рисунок 1. Типовой маршрут «Выбор замещающих лиц»

Рисунок 2. Интерфейс задачи на выбор замещающего

Рисунок 3. Интерфейс задачи на создание пользователя

Рисунок 4. Справочник исключений

Фрагмент программного кода выполнения SQL-запроса к Галактика-ERP из DIRECTUM

Результаты

  • Снизились затраты человеко-часов на настройку замещения

50%;

  • 90% замещений настраиваются через данное решение;
  • снижение на 20% количество неисполненных, нерассмотренных заданий;
  • срок реализации – 2 месяца.
  • топ-менеджеров более 90
  • автоматизированных пользователей более 300.
  • Источник

    Adblock
    detector